Politique de Confidentialité de l'Application

v. EU-2024-09


1. Introduction

La présente politique de confidentialité (ci-après : « Politique de Confidentialité ») s’applique aux traitements de données personnelles mis en œuvre par, le cas échéant, Figures SAS ou Figures HR UK (« Figures ») en tant que responsable du traitement dans le cadre de sa relation contractuelle avec ses clients, concernant l’utilisation de la solution logicielle https://figures.hr (« l’Application »), ce qui inclut des données vous concernant.   

Les parties conviennent que ce traitement de données dans le cadre de l’Application doit être effectué conformément aux lois et réglementations applicables, y compris, sans limitation, le Règlement de l’UE 2016/679 (Règlement général sur la protection des données - RGPD), ou si applicable le UK GDPR, et les autres législations et réglementations nationales sur la protection des données, le cas échéant.

La protection des données personnelles est d’une importance capitale pour Figures. La présente Politique de Confidentialité vous informe sur les conditions de traitement de vos données personnelles conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données.

2. Identité et adresse du Responsable du Traitement

Le responsable des traitements mis en œuvre dans les conditions décrites dans cette Politique de Confidentialité est Figures SAS, sise au 5 Boulevard des Bouvets, 92000 Nanterre, France, ou, si vous êtes situé au Royaume-Uni, Figures HR UK sise au 23 Copenhagen Street, London N1 OJB.

En cas de questions concernant le traitement de vos données personnelles par Figures, vous pouvez nous contacter par courriel à l’adresse suivante :
[email protected]

3. Conditions

Dans le cadre du contrat que nous concluons avec nos clients, nous prévoyons des conditions spécifiques concernant le traitement des données à caractère personnel. Les principales dispositions sont résumées ci-dessous.

(i) Nous ne traitons que les données personnelles des salariés de nos clients qui ont été collectées et qui nous ont été transmises par le client concerné dans le cadre du contrat. Il incombe à nos clients de s’assurer que toutes ces données personnelles sont légalement collectées et transmises, conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.

(ii) Nous ne traitons les données à caractère personnel des salariés des clients qu’aux fins spécifiques convenues avec le client dans le contrat. Ces finalités sont décrites plus en détail au point 5 ci-dessous.

(iii) Il est convenu avec tous nos clients que Figures et le client concerné veilleront au respect de toutes les dispositions pertinentes des législations et règlementations applicables en matière de protection des données et que les droits des personnes concernées en vertu des lois applicables en matière de protection des données soient préservés.

4. Nature et finalités du Traitement des Données, Personnes Concernées faisant l’objet du Traitement des Données

Les catégories de données personnelles traitées par Figures au moyen de l’Application sont les suivantes :

(i) Données personnelles des interlocuteurs du Client (ci-après : « Coordonnées du Client ») :
- Nom, prénom et adresse électronique professionnelle de l’interlocuteur en charge de l’administration du contrat
- Nom, prénom et adresse électronique professionnelle de l’interlocuteur en charge de la facturation

(ii) Données personnelles des salariés du Client (ci-après : « Données des Salariés du Client ») :
- Nom, prénom ou combinaison de caractères ou de chiffres choisis par nos clients pour identifier le salarié
- Intitulé du poste
- Type de poste 
- Ancienneté
- Salaire de base annuel
- Primes annuelles
- Emplacement géographique

(ii) Données personnelles des salariés du Client identifiés comme utilisateurs de l’Application (ci-après : « Données des Utilisateurs ») :
- Adresse email professionnelle 
- Données d’utilisation et d’interaction avec l’Application

Les personnes concernées par les activités de traitement au moyen de l’Application sont les suivantes :

(i) En ce qui concerne les Coordonnées du Client :
Les salariés du client en charge de l’administration du contrat conclu avec Figures ;
Les salariés du client en charge de la facturation associée au contrat conclu avec Figures.

(ii) En ce qui concerne les Données des Salariés du Client :
Les salariés du client dont les données sont transmises à Figures par le client.(iii) En ce qui concerne les Données des Utilisateurs :
Les salariés du client que celui-ci aura désigné à Figures comme utilisateurs de l’Application.

5. Finalités et base juridique du Traitement des Données

Nous traitons les catégories de données à caractère personnel susmentionnées exclusivement aux fins suivantes :

(i) En ce qui concerne les Coordonnées du Client :
aux fins d’administration et d’exécution du contrat conclu avec Figures, y compris l’encaissement de la rémunération due par nos clients en vertu de ces contrats ;

(ii) En ce qui concerne les Données des Salariés du Client :
uniquement sous forme agrégée - sans identification de nos clients ou de l’un de leurs salariés - dans le but de générer des données statistiques d’analyse comparative (sous forme compilée) ;

(iii) En ce qui concerne les Données des Utilisateurs :
dans le but d’améliorer l’Application.La base juridique sur laquelle nous nous appuyons est notre intérêt légitime à fournir l’Application à nos clients. 

6. Recours à des Sous-traitants

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants énumérés ici : https://figures.hr/other/sub-processors

Ces sous-traitants seront sélectionnés avec soin et nous veillerons à ce qu’ils soient liés par des accords contractuels adéquats, garantissant qu’ils respectent les exigences en matière de protection des données à caractère personnel.

7. Transfert(s) à l’échelle internationale

7.1 Figures ne transfère pas les Données des Salariés des Clients en dehors de l’UE/EEE et n’engage pas de sous-traitant pour traiter les Données des Salariés des Clients en dehors de l’UE/EEE.

7.2 Figures est susceptible d’utiliser des outils pour traiter les Coordonnées des Clients ou les Données Utilisateurs qui impliquent le transfert de ces Données en dehors de l’UE/EEE, en particulier des outils hébergés aux États-Unis. Ceci est limité aux Coordonnées du Client ou aux Données Utilisateurs et tout transfert de ces Données en dehors de l’UE/EEE ou l’engagement de sous-traitants pour traiter ces données en dehors de l’UE/EEE ne sera effectué que si le pays destinataire dispose d’un niveau adéquat de protection des données personnelles - tel que décidé par la Commission européenne, ou si le transfert est soumis aux Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne alors en vigueur, ou, si applicable, le UK IDTA ou le UK Addendum aux CCT, pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers.8. Sécurité et conservation des donnéesFigures prend toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données traitées contre les risques de manipulation, de perte, de destruction et d’accès par des personnes non autorisées.

Nous traitons et conservons les données à caractère personnel exclusivement pour la durée nécessaire aux fins énoncées ci-dessus. 

(i) Les Coordonnées du Client relatives à l’administration et à l’exécution du contrat sont conservées pendant la période de conservation obligatoire prescrite par les lois applicables à nos activités commerciales, à savoir cinq (5) ans à compter de la résiliation ou de l’expiration du contrat. Les Coordonnées du Client relatives à la comptabilité et à la facturation sont conservées pendant une période de dix (10) ans conformément à la législation fiscale applicable.

(ii) Figures conserve les Données des Salariés du Client et les Données d’Utilisateurs pendant la durée du contrat et celles-ci sont effacées après la résiliation ou l’expiration du contrat, à moins que l’effacement anticipé ne soit requis à la demande d’une personne concernée. Figures effacera les Données des Salariés du Client et les Données d’Utilisateurs de ses systèmes opérationnels au plus tard 30 jours après la date d’effet de la résiliation ou de l’expiration du contrat. Le droit de Figures de conserver les Données Traitées à des fins d’archivage et d’analyse comparative statistique n’en sera pas affecté.

Figures se réserve le droit de conserver les données statistiques d’analyse comparative (sous forme compilée) générées sur la base des Données des Salariés du Client qui lui sont soumises par ses clients pendant des durées supérieures aux durées de conservation énoncées dans l’article 6.1

(ii) ci-dessus, étant entendu qu’aucune de ces données statistiques d’analyse comparative n’identifiera un salarié du Client ou une autre personne concernée.

9. Destinataires

Les destinataires de vos données personnelles sont limités aux membres autorisés du personnel de Figures et, le cas échéant, de ses sous-traitants. Ceux-ci n’ont accès à vos données personnelles qu’en vertu du principe du besoin d’en connaître. Si la loi l’exige, vos données personnelles peuvent également être communiquées aux autorités gouvernementales et aux autorités judiciaires. Enfin, nous pouvons partager vos données personnelles avec tout tiers qui agirait en tant que notre successeur ou ayant-droit et à qui nous aurons cédé la totalité ou une partie significative de nos actifs et de nos activités.

10. Vos droits dans le cadre de nos activités de Traitement de Données Personnelles

Conformément aux dispositions du RGPD, ou si applicable le UK GDPR, en tant que personne concernée, vous pouvez invoquer et opposer les droits suivants en matière de protection des données :
- Vous avez le droit d’obtenir des informations sur les données à caractère personnel que nous traitons.
- Vous avez le droit de demander que les données que nous détenons à votre sujet soient rectifiées si elles sont inexactes ou incomplètes.
- Vous avez le droit de demander l’effacement des données que nous détenons à votre sujet, à moins que d’autres dispositions légales (par exemple, les obligations légales de conservation) ne s’y opposent ou que nous bénéficions d’un intérêt supérieur à ce titre (par exemple, pour défendre nos droits et nos réclamations).
- Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données.
- Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données.
- Si vous vous y opposez, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement, qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
- Si vous résidez en France, vous avez le droit de donner à Figures des directives sur le sort de vos données après votre décès. 
- En outre, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, dont les coordonnées sont accessibles sur la liste suivante :
https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_fr

11. Modifications de notre Politique de Confidentialité

Figures se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour la présente Politique de Confidentialité à l’avenir, afin de l’adapter aux changements de la loi ou aux changements des conditions-cadres de nos activités de traitement des données.