Guide de la gestion des relations avec les syndicats à l’usage des équipes RH

Ces dernières années, les médias ont abondamment relayé les actions menées par les salariés en vue d'obtenir de meilleures conditions de travail.

Depuis le mouvement généralisé contre la réforme des retraites en France jusqu’aux grèves du secteur ferroviaire en cours au Royaume-Uni, une chose est claire : les syndicats sont encore une force avec laquelle il faut compter.

Pourtant, depuis plus de dix ans, le nombre de syndiqués ne cesse de diminuer dans la plupart des pays européens, et de nombreux professionnels des ressources humaines n'ont que peu d'expérience en matière de négociation et de communication avec les syndicats.

Si c'est votre cas, ne vous inquiétez pas. Nous avons élaboré ce guide pour aider les équipes RH à établir des relations positives et productives avec les syndicats et à obtenir des résultats bénéfiques pour toutes les parties concernées.

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Qu'est-ce qu'un syndicat ?

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Commençons par les bases : un syndicat est un groupe de salariés de différentes entreprises qui se réunit pour négocier les conditions de travail au nom d'autres salariés. En tant que professionnel des ressources humaines, vous pouvez être amené à rencontrer deux types de représentants syndicaux :

• Les délégués syndicaux : membres du CSE, désignés par l’organisation syndicale de l’entreprise et qui disposent d’un droit de vote au comité.
• Les représentants syndicaux: ne disposant pas de droit de vote, dont le rôle est plutôt consultatif.

Dans les deux cas, ces personnes sont employées par votre entreprise et assument leur rôle de représentant/délégué syndical en plus de leur emploi principal. Elles peuvent bénéficier d'un congé de formation économique, sociale et syndicale afin de remplir ce rôle. Elles ont également droit à un certain nombre d’heures chaque mois dédiées à cette délégation.

On pense souvent que les syndicats cherchent uniquement à améliorer les salaires de leurs affiliés - ce qui est d'ailleurs une partie de leur rôle. Mais les syndicats interviennent aussi fréquemment pour résoudre des problèmes liés à la santé et à la sécurité, aux questions environnementales, aux licenciements et aux avantages sociaux.

En fin de compte, l'objectif d'un syndicat est de remédier au déséquilibre des pouvoirs entre un employeur et ses employés en permettant aux travailleurs de négocier collectivement de meilleures conditions de travail.

La forme exacte des syndicats varie d'un pays à l'autre. Dans tous les cas, les équipes RH doivent avoir une solide compréhension des règles qui les encadrent, et s’efforcer de travailler en bonne intelligence afin de résoudre les conflits et de parvenir à des accords bénéfiques.

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Que doivent savoir les RH sur les syndicats ?

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Les syndicats et les équipes RH des entreprises sont souvent considérés comme des forces opposées, et les relations entre les deux ne sont pas toujours harmonieuses. Mais nous défendons ici l'idée que les représentants syndicaux et les équipes RH aspirent en fait aux mêmes choses - et qu'ils ont tout intérêt à travailler ensemble pour y parvenir.

En effet, le rôle d'une équipe RH est de contribuer à la réussite de son organisation. Et, même si cela n'en a pas l'air, c'est aussi l'objectif des syndicats. Et c’est logique : une entreprise prospère et rentable est plus à même d'assurer la sécurité de l'emploi et des conditions de travail acceptables à ses salariés - ce que recherchent les syndicats.

Malheureusement, il arrive que les objectifs de l'entreprise entrent en conflit avec les intérêts des travailleurs, et c'est alors que les syndicats entrent en jeu. Dans ces situations, les employeurs doivent gérer efficacement les conflits, rechercher des compromis et trouver des solutions qui conviennent à tous, avec le concours des équipes RH.

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Principales interactions entre syndicats et équipes RH‍

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Alors, à quelles occasions les équipes RH et les syndicats entrent-ils en contact ? Voici une liste des raisons qui pourraient vous amener à collaborer avec des représentants syndicaux.

Accord d’entreprise

Un accord d’entreprise est conclut entre un employeur et le personnel pour définir certaines conditions de travail, comme par exemple les horaires de travail. Pour y arriver, on passe nécessairement par une étape de négociation entre l'entreprise et les représentants syndicaux (ou les représentants du personnel).

Le processus de négociation est souvent perçu comme conflictuel et litigieux, mais les RH sont justement là pour apaiser les échanges. Votre objectif doit être de parvenir à des solutions qui répondent aux objectifs de votre entreprise et qui semblent "équitables" pour les représentant syndicaux.

Gestion des conflits

Lorsqu'un salarié estime avoir été traité injustement par son employeur, il peut faire appel au représentant ou délégué syndical de son entreprise, qui pourra l’accompagner et assister aux conversations entre l’employé et l'entreprise.

Les équipes RH doivent collaborer avec les chefs d'entreprise et les représentants syndicaux pour veiller à ce que les conventions collectives soient respectées et pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques. Elles peuvent jouer le rôle de médiateur entre les parties pour les aider à trouver un terrain d'entente.

Bien entendu, une grande partie du rôle des RH consiste en premier lieu à éviter l’apparition de situations conflictuelles. Pour ce faire, il faut s'assurer que les cadres et les dirigeants connaissent bien les termes de la convention collective, et au besoin les former à la résolution des conflits, afin d'éviter qu’un petit sujet ne se transforme en gros problème.

Consultation sur les décisions importantes de l’entreprise

Dans certains pays, il est nécessaire que les employeurs consultent les représentants syndicaux pour toute décision qui aurait un impact sur le business de l’entreprise.‍ C’est le cas en France lorsqu’une entreprise se lance dans un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE). En effet, un tel accord doit être signé par les syndicats représentatifs ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés au premier tour des élections du CSE.

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4 façons pour les RH d'établir des relations productives avec les syndicats

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Nous entrons maintenant dans le vif du sujet : comment les équipes RH peuvent-elles établir des relations positives et productives avec les syndicats ? Voici quatre conseils.

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1. Instaurer une confiance mutuelle par la communication

Les RH peuvent contribuer à créer un cadre de conversation productif et encourager une meilleure coopération entre les représentants syndicaux et la direction de l'entreprise. Ils doivent également organiser des réunions régulières entre la direction et les représentants syndicaux, et offrir leurs conseils aux deux parties.

Comme nous l'avons dit, les RH et les syndicats poursuivent en fin de compte le même objectif, même si cela ne saute pas toujours aux yeux. Cela signifie qu'ils doivent travailler ensemble pour définir des objectifs communs et trouver des moyens de les atteindre qui soient raisonnables pour les deux parties.

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2. Accompagner les managers et dirigeants

Pour établir une relation saine entre l’employeur et les syndicats, il est indispensable d’avoir le buy-in des managers et des dirigeants, avec le concours de l’équipe RH.

Par exemple, les RH peuvent élaborer un document à l'intention des cadres pour les aider à comprendre l'importance de créer des relations syndicales solides. Les RH doivent aussi souligner que les syndicats ne sont pas une menace ou un ennemi, mais une partie prenante essentielle de l’organisation. Enfin, elles doivent encourager les cadres supérieurs à prendre en compte le point de vue des représentants syndicaux et à établir des relations positives avec les travailleurs et leurs représentants.

En parallèle, les RH ont aussi pour mission d’aider les managers à gérer les petits soucis du quotidien, afin d’éviter qu’ils ne se transforment en problèmes sérieux qui impliqueraient les représentants syndicaux.

Il est également crucial que tous les cadres aient en tête les règles liée à la convention collective de leur entreprise afin qu’ils sachent ce qui leur est permis de faire ou non dans la gestion de leurs équipes.

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3. Développer des relations informelles avec les représentants syndicaux

Outre les consultations et les négociations formelles, les ressources humaines doivent s'efforcer d'établir des relations positives informelles avec les représentants syndicaux. De cette manière, les RH auront un aperçu de tout problème avant qu'il ne devienne trop sérieux.

Ces conversations “en off” permettent également aux équipes RH de sonder les représentants syndicaux en amont de tout changement important au sein de l’organisation, pour anticiper la réaction des employés et se préparer en conséquence si besoin est.

Naturellement, tout cela nécessite du temps et des efforts, afin de construire une relation saine entre les deux parties.‍

4. Développer des compétences en négociation

En tant que RH, une grande partie de votre travail avec les syndicats impliquera une phase de négociation, qui aura un impact important sur vos relations avec les employés.

Le CIPD (Chartered Institute of Personnel Development, l’autorité britannique en matière de formation et certification des RH) partage 6 principes à suivre lorsque vous négociez avec un syndicat :

1. Soyez clair sur ce que vous cherchez à obtenir. Cela signifie qu'il faut penser aux résultats concrets recherchés par une proposition, et pas seulement à la manière dont vous y parviendrez. Par exemple, si vous négociez une proposition de modification des horaires de travail, l'objectif peut être de fournir un meilleur service à la clientèle. Le fait d'être ouvert à différentes manières d'atteindre cet objectif peut vous aider dans le processus de négociation.
2. Soyez flexible. L'essentiel est de rechercher des solutions gagnant-gagnant qui satisferont tout le monde. Même si cela n'est pas toujours possible, vous aurez plus à gagner en vous montrant flexible qu’en restant campé sur votre position initiale sans écouter les contre-arguments.
3. Ne considérez pas le compromis comme une faiblesse. Le compromis est la clé d’une négociation. Abordez le processus avec l'esprit ouvert et la volonté d'entendre l'autre partie, et vous aurez beaucoup plus de chances de trouver une solution qui convienne à tout le monde.
4. Écoutez attentivement. Pour une discussion productive, vous devez comprendre précisément ce que l'autre partie essaie de dire - et pas seulement ce que vous pensez qu'elle dit.
5. Pensez long terme. En négociation, il faut parfois accepter d’essuyer un revers aujourd’hui pour maintenir une relation saine demain.
6. Prévoyez une position de repli. Avant d'entamer des négociations, vous devez avoir une idée claire de ce que vous ferez si elles ne se déroulent pas comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez décider de retirer votre proposition ou de chercher à l'imposer malgré tout. Réfléchissez soigneusement aux implications de l'une ou l'autre de ces approches.

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Pour en savoir plus

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Dans cet article, nous avons essayé de vous donner un aperçu de la manière dont les équipes RH peuvent établir des relations positives avec les syndicats. Mais chaque pays est différent et il existe des règles spécifiques à respecter en fonction de l'endroit où vous êtes basé. Nous vous recommandons de vous renseigner sur les lois relatives aux relations syndicales dans votre pays afin de vous assurer que vous faites tout dans les règles de l'art.