Comment recueillir les besoins en formation des salariés ?

Comment recueillir les besoins en formation des salariés ?

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Sans organisation, la collecte les besoins en formation de son équipe peut devenir un parcours du combattant : manque de suivi, perte d’informations importantes, process chronophage… 

Vous risquez alors de ne jamais satisfaire entièrement les besoins en formation de vos collaborateurs. En ralentissant leur progression, vous risquez à terme de les voir quitter l’entreprise et de perdre en attractivité. 

Découvrez dans cet article des bonnes pratiques à mettre en place pour faciliter la collecte des besoins en formation de vos salariés et faire évoluer leurs compétences.

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Les avantages du recensement des besoins en formation

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Indispensable pour faire progresser la carrière des collaborateurs, un recueil efficace de leurs besoins en formation rendra votre entreprise plus attractive et compétitive.

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Éviter l’obsolescence des compétences

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L’essor de la tech accélère considérablement le mouvement : les compétences que vos salariés maîtrisent aujourd’hui seront toutes amenées à évoluer, voire à disparaître pour certaines. Selon McKinsey, jusqu’à un tiers des activités pourraient être remplacées en 2030 à cause de l’autonomisation des métiers.

Dans les années 80, une compétence technique était considérée comme “valable” durant 30 ans. Cette durée de vie moyenne n’a fait que diminuer avec les années : elle n’est plus que de 12 à 18 mois, voire guère plus que 3 mois si elle est directement liée au numérique.

Un collaborateur doit donc en permanence apprendre de nouvelles compétences pour se renouveler. C’est aussi un enjeu vital pour les entreprises : si elles veulent continuer à innover, elles n’ont pas d’autre choix que de former leurs employés en permanence. 

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Favoriser l’engagement des salariés et lutter contre le turn-over

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Pour Josh Bersin, conférencier et chercheur en Ressources Humaines, encourager la formation et la mobilité interne permet aux entreprises de fidéliser leurs collaborateurs sur la durée. Elles prennent ainsi moins de risques à les voir quitter l’entreprise à cause d’un manque d’évolution de carrière ! 

Les salariés peuvent ainsi se projeter dans l’entreprise pendant plusieurs années, même si leur poste et leurs missions changent au fil du temps. 

En les orientant vers les compétences et postes les plus stratégiques au sein de votre entreprise, vous atteignez deux objectifs : vous répondez à vos enjeux business et vous donnez du sens au travail de vos employés en répondant à leurs aspirations de carrière. 

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Comment organiser la récolte des besoins en formation

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Collecter efficacement les demandes de formation de vos employés se prépare ! Pour rester compétitif, mettez plutôt en place un process clair en suivant ces conseils. 

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Quand recueillir les besoins en formation ?

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La plupart du temps, les besoins en formation sont recueillis de façon informelle : au détour d’une conversation de couloir, lors d’une réunion, sur Slack, par e-mail… Résultat : ils ne sont pas suivis et tombent aux oubliettes, ce qui est frustrant pour les collaborateurs. 

C’est pourquoi il est préférable de profiter d’un cadre dédié lors de l’entretien professionnel (obligatoire tous les deux ans) ou de l’entretien annuel entre le collaborateur et son manager. C’est le moment idéal pour recueillir les besoins car ces entretiens permettent de faire le point sur les mois écoulés, les missions accomplies, les réussites et les axes d’amélioration. 

Inscrivez cette discussion à l’ordre du jour de l’entretien. De cette façon, vous permettez au salarié de réfléchir à ses demandes et éviter de le prendre par surprise.

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Pendant l’entretien, voici les questions que vous pouvez poser au collaborateur pour mieux cerner ses besoins : 

• Quelles compétences souhaites-tu améliorer pour avoir plus d'impact à l'avenir ?
• Comment pouvons-nous t’aider à monter en expertise ?
• Souhaites-tu être mentoré par un autre collaborateur de l’entreprise ?
• Considères-tu qu’une formation en présentiel est nécessaire ? Ou peut-elle se faire à distance ? 

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Qui doit les recueillir ?

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Dans la plupart des entreprises, les salariés remontent leurs besoins sans prise en compte des enjeux stratégiques de l’entreprise et du budget alloué à la formation des équipes. 

C’est pourquoi les managers doivent agir comme des “filtres” pour permettre aux responsables de la formation de ne traiter que les demandes qualifiées. 

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Au contact permanent de leurs collaborateurs, les managers sont les mieux placés pour évaluer leurs compétences et capacités d’évolution. Ils disposent également d’une compréhension globale de l’entreprise, de ses enjeux stratégiques et des opportunités offertes par celle-ci en termes de mobilité interne. Ils sont donc de parfaits intermédiaires !

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Quel outil utiliser ?

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Oubliez les Google Sheets pour recueillir les demandes de formation de vos collaborateurs. Tout comme les SIRH, qui sont plutôt adaptés à la gestion des tâches administratives, ils ne permettent pas un suivi efficace. 

Il est recommandé de passer par un outil RH dédié. De cette façon, les collaborateurs remontent et motivent leurs demandes qui sont ensuite traitées par les managers. Les responsables de la formation peuvent ensuite se concentrer sur l’organisation des formations et stages. 

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Pour ce qui est du choix des formations, nous vous déconseillons de passer par des catalogues. Ce sont des outils fréquemment utilisés pour gagner du temps. Or, malgré la profusion de formations présentées, ils ne peuvent pas contenir toutes les compétences que vos salariés devraient maîtriser dans 6 mois, 1 an, 2 ans... De plus, ils ont tendance à être généralistes et sont donc souvent en décalage avec le secteur et les spécificités de votre entreprise. 

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Quel est le timing à respecter ?

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La collecte des besoins de formations n’est que la première étape du plan de formation de votre entreprise. Il implique de nombreux acteurs et plusieurs étapes : 

• En septembre / octobre : Les besoins doivent avoir été collectés.
• En novembre : Les besoins doivent être arbitrés et priorisés. 
• En décembre (au plus tard) : Légalement, le plan de formation doit être présenté au Comité d’Entreprise.

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En suivant ces étapes, le process de recueil des besoins en formation de vos salariés deviendra plus efficace et moins pénible pour vos équipes. Vous favorisez également l’engagement de vos collaborateurs sur le long terme et l’innovation continue dans votre entreprise. 

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