Comment communiquer vos décisions salariales à vos employés

Avoir un avantage concurrentiel est l’un des facteurs de succès de toute entreprise. Cet avantage se manifeste à travers vos produits ou vos services, mais aussi grâce aux employés que vous saurez attirer et fidéliser. Pour ce faire, il est crucial de concevoir des systèmes de rémunération attractifs, et de vous assurer qu’ils sont compris par toutes vos équipes.

Certains employeurs partent du principe que la rémunération se résume à un salaire de base et à des primes. Cependant, vous aurez tout intérêt à comprendre les motivations de vos employés, pour leur offrir des avantages supplémentaires tels que la prise en charge de certains frais, offrir des jours off supplémentaires, des BSPCE, de l’intéressement, etc.

En leur communiquant clairement tout ce qui entre dans la composition de leur plan de rémunération, vos employés se sentiront plus valorisés et appréciés. De plus, les gens parlent entre eux, au bureau et en dehors, et il est devenu naturel de parler “salaire” entre collègues. Alors n’attendez plus et prenez les devants !

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Établir un plan de communication sur les rémunérations

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L'idée derrière la création d'un plan de communication sur les rémunérations est de s'assurer que les employés sont au courant des avantages auxquels ils ont droit et d'instaurer un climat de confiance au sein de votre organisation. Cela permet à vos équipes de se sentir valorisées et, par conséquent, augmente leur engagement envers l'entreprise.

La mise en place d'un tel plan assure une communication cohérente et met tout le monde sur la même longueur d'onde. Le degré de transparence que vous choisirez dépendra de la culture de votre entreprise. Selon cette étude, environ 17 % des entreprises privées ont adopté la transparence salariale.

Outre le niveau de transparence souhaité, vous devrez également tenir compte de la taille de votre organisation, de la situation financière de l'entreprise, de vos objectifs commerciaux, des données salariales disponibles sur le marché et de la facilité ou de la difficulté à trouver des talents qualifiés, afin d’élaborer un plan de communication efficace.

‍Décider qui communiquera les décisions en matière de rémunération

Une fois votre plan établi, l'étape suivante consiste à déterminer qui sera chargé de communiquer votre stratégie de rémunération aux équipes.

Dans l'idéal, cette responsabilité devrait incomber à l'équipe des ressources humaines. Toutefois, si vous ne disposez pas d’une équipe dédiée, il faudra qu’un dirigeant ou manager s’en charge. En effet, il est naturel pour un employé de s’adresser à son supérieur / manager pour les questions de rémunération.

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À quelle fréquence parler de rémunération ?

En général, chaque employé est informé de son niveau de rémunération lorsqu’il rejoint une entreprise. Cependant, vous ne pouvez pas vous contenter de cet unique point de communication. Pour booster le moral et la productivité de vos équipes, il est bon de laisser la porte ouverte à toute discussion sur le sujet.

À vous de décider si vous souhaitez parler aux employés de leur rémunération une fois par mois, par trimestre, ou par année. La plupart des entreprises choisissent de le faire une fois par an. C'est la fréquence minimum à adopter.‍

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Prenez le temps de connaître les cibles de votre communication

Avant de communiquer avec les salariés au sujet de la rémunération, il est important de connaître les individus à qui vous vous adressez. S’agit-il de juniors ou de personnes plus expérimentées ? Quelles sont leurs motivations, leurs objectifs ?

Bien comprendre ces aspects vous aidera à adopter le bon ton pour votre communication, et à orienter la conversation vers les sujets importants aux yeux de vos employés.

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Décider de ce que vous voulez partager lors de vos échanges sur les rémunérations

En matière de rémunération, la transparence peut être la clé pour atteindre des niveaux de performance et de satisfaction plus élevés.

Quand vous abordez le sujet, pensez à partager les trois éléments suivants : les composantes de la rémunération, la philosophie de votre entreprise sur le sujet, et enfin les valeurs observées sur le marché.

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Transmettre la philosophie de votre entreprise en matière de rémunération

Tout d'abord, vous devez expliquer la politique et la philosophie de l'entreprise sur la manière dont les décisions salariales sont prises. Cela aidera les employés à la logique derrière vos choix et leur montrera qu’ils et elles sont payés équitablement, sur une base cohérente.

Bien que les entreprises puissent structurer leurs salaires de différentes manières, voici quelques facteurs clés à prendre en compte et expliquer à vos équipes :

• Le rôle : la position de l’employé
• Le secteur d'activité : l'activité de l'entreprise et de ses concurrents
• La qualification : les diplômes et certifications de l'employé
• Les responsabilités : ce que l'employé est censé faire dans son rôle
• L’expérience : le temps passé dans l’entreprise et dans le secteur d’activité
• La localisation : le coût de la vie dans la région où est basé l’employé
• La réalisation des objectifs : les primes et rémunérations variables reçues en fonction des résultats atteints

En partageant vos critères de décision, vous apportez de la transparence et montrez que vos équipes sont traitées de manière équitable. Cette clarification peut également servir de mesure incitative. Par exemple, un employé peut décider de suivre une formation s'il pense que cela augmentera son salaire.

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Communiquer les éléments de la rémunération

Deuxièmement, vous devez partager les informations avec chaque employé individuellement. Cela leur montrera que, outre votre philosophie de rémunération mentionnée ci-dessus, vous avez pris en considération leurs compétences uniques lors de votre décision de rémunération et que vous considérez chaque employé de manière personnelle.

Pensez également à inclure tous les avantages qui composent le plan de rémunération de vos employés.

Commencez par communiquer le salaire de base de l'employé, puis mentionnez les primes et autres avantages tels que la mutuelle, la prise en charge des transports, leur abonnement à un club de gym par exemple, l'intéressement, etc.

Enfin, il convient de mentionner les congés payés et les RTT. Il est important d'indiquer ce que chaque employé reçoit mensuellement, ainsi que les montants investis à long terme. et versés à l'échéance, comme les prestations de retraite, par exemple. En fournissant aux employés une liste complète des avantages qu'ils reçoivent, vous les aiderez à se sentir plus valorisés et appréciés.‍

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La fiche de paie

La fiche de paie est un atout supplémentaire pour communiquer les éléments de rémunération à vos employés.

Ils y retrouvent leur salaire de base, les variables et les primes, les congés payés, ainsi que tous les autres bénéfices à court et long terme.

Cela permet à vos employés d’avoir une vision claire de l’ensemble de la valeur qu’ils reçoivent de l’entreprise.

Voici un exemple :

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Source

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Partager des données sur le marché et les rémunérations de votre secteur

‍Enfin, pour appuyer vos décisions en matière de rémunération, il est toujours utile de partager les données du marché. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un outil de benchmark des rémunérations. En comparant les critères du secteur, du niveau d'ancienneté, de la localisation, de la taille de l'entreprise, etc., vous pourrez avoir un panorama détaillé des rémunérations pour chaque rôle.

Si vous versez des salaires égaux ou supérieurs à ceux du marché, le partage de ces données sera un moyen efficace de montrer à vos employés qu'ils sont appréciés et traités équitablement.

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Choisir les bons canaux pour communiquer sur les rémunérations

Les décisions en matière de rémunération sont communiquées aux employés de deux manières : en face à face et à l’écrit.

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Communication en face à face

Plutôt que d’envoyer un email, il est important de parler de rémunération en face à face. C’est plus efficace pour :

1. apporter des explications détaillées sur la valeur de chaque composante de la rémunération
2. développer une relation employé-employeur ouverte et transparente
3. comprendre comment vos employés perçoivent la valeur de leur rémunération

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Enfin, ouvrir la conversation avec les candidats que vous rencontrez les aidera à se sentir plus valorisés et plus à l'aise. Cela vous permettra également de jauger leur niveau de satisfaction vis-à-vis de la rémunération proposée. Si, par exemple, un nouvel employé ne semble pas enchanté par sa rémunération, vous pouvez identifier en amont le risque qu'il soit difficile de le retenir par la suite.

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Voici quelques conseils à suivre lorsque vous communiquez avec vos employés :

- N'utilisez pas de jargon lié à la rémunération

- Utilisez une terminologie simple et compréhensible

- N'exprimez jamais de déception à l'égard des décisions prises

- Si vous devez commenter une décision, restez neutre. Parlez du raisonnement derrière le calcul et évitez de partager votre opinion.

- Evitez de remettre en question les règles fixées par l'entreprise

- Prenez le temps d’expliquer comment les décisions sont prises

- Ne comparez pas la rémunération et la performance d’un employé avec celles de ses collègues

- Partagez des données du marché pour étayer votre décision

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Communication documentée

En partageant ce type de document, vous créez un climat de confiance et de transparence : en effet, on ne met par écrit que ce dont on est sûr et certain. La communication documentée peut prendre plusieurs formes :

• À l'embauche, vous pouvez partager des ressources expliquant tous les avantages auxquels chaque employé a droit.
• Au moment du versement d’une prime ou d’une commission, pensez à en informer vos employés par écrit. De cette manière, vous serez sûr qu’ils seront conscients de chaque récompense perçue.
• Lors de la revue annuelle,lorsqu’un employé est promu ou change de rôle, il est important de lui communiquer votre décision salariale à l’écrit.

Consigner toutes les décisions par écrit permettra aux employés de se référer facilement au document s'ils ont des questions à poser ultérieurement.

Vous trouverez ici un excellent exemple de la philosophie de rémunération de Whereby.

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Communiquer en réunion d’équipe

Organiser une réunion d'équipe peut être un excellent moyen de clarifier ce qui a besoin de l’être, d’encourager l’échange et d'obtenir du feedback de vos employés.

Au cours de ces réunions, il est important de présenter en toute transparence votre politique et votre philosophie en matière de rémunération. Ne vous contentez pas de survoler le sujet, mais prenez le temps d’expliquer en détail comment sont calculés les salaires, en particulier les éléments qui peuvent être confus, comme les salaires bruts par rapport aux salaires nets, l'équité, etc. Cela aidera les employés à bien comprendre comment fonctionne la rémunération dans votre entreprise.

Prévoyez du temps pour permettre et encourager les employés à poser des questions, voire à remettre en cause la manière dont les choses sont faites. Il est préférable de connaître les préoccupations de vos employés et d'y répondre plutôt que de les laisser s'accumuler en silence et causer des problèmes sur le tard.

Nous suggérons de rendre la réunion informelle et détendue afin que vos employés se sentent à l'aise et plus enclins à s'ouvrir. Vous pourriez par exemple organiser un "Brown Bag Lunch". Y a-t-il meilleure façon d’échanger qu’autour d’un bon repas ?

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Mettre en place votre nouveau plan de rémunération 

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Il est rare que tout soit parfait dès le lancement. Il est donc important de mesurer vos progrès pour améliorer continuellement votre plan de rémunération et de communication en fonction des retours de vos équipes.

Dès le début, pensez à créer un espace dans lequel les employés peuvent parler librement de leur rémunération. Vous pourrez ainsi récolter leurs commentaires et les traiter, vous améliorer, et avoir une meilleure idée de la position des employés sur le sujet de la rémunération.

Lorsque vous rencontrez régulièrement vos employés pour parler de leur rémunération, il est important de faire preuve d'empathie tout en restant ferme. Faites toujours référence à la base sur laquelle leur rémunération a été décidée et apportez des changements si nécessaire.

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Notre point de vue

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Malheureusement, il y a des moments où les employés ont le sentiment de ne pas être assez payés, même s'ils reçoivent une rémunération supérieure à ce que le marché propose. La seule façon d'y remédier est d'adopter une communication claire et cohérente.

Pour vous assurer que votre stratégie de communication sur la rémunération ait l'effet escompté, soyez ouvert aux retours. Encouragez vos équipes à vous parler. Les sondages sont aussi un excellent moyen de recueillir du feedback. Peu importe le moyen choisi : vos salariés doivent se sentir écoutés.

Il est préférable de consacrer du temps à un deuxième ou troisième entretien avec un employé performant plutôt que de le perdre à cause d'un malentendu et d'avoir à embaucher et à former un remplaçant.

Lorsqu'elle est bien menée, votre communication sur la rémunération peut sensibiliser les équipes à la stratégie et aux objectifs de l'entreprise, les maintenir motivés et réduire votre taux d'attrition. Tout le monde y gagne !

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