Le guide complet de la révision salariale - Figures
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La révision salariale est une démarche cruciale pour toute entreprise qui souhaite maintenir une politique de rémunération compétitive et juste. Ce processus systématique, souvent effectué annuellement, permet d'ajuster les salaires des employés pour les aligner avec les standards du marché, les performances individuelles, et les objectifs stratégiques de l'organisation.
De nombreuses entreprises n'ont pas de processus de révision salariale bien défini. En conséquence, les augmentations de salaires sont souvent attribuées de manière imprévisible, entraînant l'insatisfaction des employés. Sur le long terme, cela peut conduire à une augmentation du nombre de turn-over du personnel et à une baisse de l'attractivité de l'entreprise.
Comment alors automatiser ce processus tout en prenant en compte les spécificités de chaque salarié ? Comment instaurer des rémunérations équitables qui reflètent à la fois la situation économique et les performances individuelles ? C'est ce que nous explorerons dans cet article
Revue salariale : de quoi parle-t-on vraiment ?
Les revues salariales sont l’une des applications concrètes de votre politique de rémunération.
La gestion des révisions salariales varie d'une entreprise à l'autre, mais elles partagent toutes l'objectif commun de rééquilibrer la masse salariale. Ce processus doit permettre de rémunérer les salariés de manière adéquate et équitable, en tenant compte de leur performance, des conditions du marché et de la politique interne de l'entreprise.
Le pratiquer de façon régulière permet de lutter contre les inégalités et les injustices. Chez Figures, nous recommandons d’effectuer une revue des salaires au moins une fois par an. Certaines entreprises la pratiquent tous les 6 mois, afin de rester alignées avec le marché.
La revue salariale permet deux choses :
- Vous rassurez vos salariés : Ils bénéficient ainsi d’une vision transparente de votre politique salariale. S’ils souhaitent obtenir une augmentation, ils savent quelles conditions ils doivent remplir.
- Une meilleure rétention des talents : En favorisant une politique de rémunération compétitive et équitable, vous diminuez le risque de voir partir vos employés.
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1ère étape : déterminer le budget de votre revue de salaires
Avant toute chose, vous devez connaître le montant alloué à la revue de salaires. Voici plusieurs bonnes pratiques pour mener la discussion.
Impliquez toutes les parties prenantes
Pour établir les enveloppes budgétaires disponibles, il est crucial de faire participer toutes les parties prenantes de votre entreprise, car elles ont un rôle décisif dans ce processus. Leurs objectifs, quoique complémentaires, demandent une coordination rigoureuse pour garantir une gestion efficace de ces enveloppes.
- Votre CEO donne une orientation stratégique sur la politique salariale.
- Votre CFO indique les capacités financières de l’entreprise.
- Votre DRH partage ses connaissances du marché et la réalité concrète des salariés sur le terrain.
Structurez votre budget
La révision salariale peut s’articuler avec différents facteurs. Voici les plus fréquents :
Une augmentation générale
Certaines entreprises allouent une augmentation générale à tous leurs employés ou à une partie d’entre eux. Elle peut prendre la forme d’un montant fixe ou, plus généralement, d’un pourcentage. Ces derniers mois, de nombreuses entreprises ont procédé à des augmentations générales pour aider leurs salariés (notamment les moins bien payés) à faire face à l’inflation.
Une augmentation de rééquilibrage
Elle permet de combler les écarts et de rééquilibrer les salaires en fonction des rémunérations pratiquées sur le marché.
Une augmentation liée à la performance
Elle permet de récompenser les salariés qui ont dépassé les objectifs fixés par l’entreprise et le mérite individuel.
Vous pouvez tout à fait combiner plusieurs facteurs. Par exemple, en combinant une augmentation de rééquilibrage et une augmentation liée aux performances, vous permettez à vos salariés d’être payés équitablement selon le marché et le travail fourni.
Utilisez le module de Compensation Review Figures pour déterminer pas à pas votre prochain budget de revue des salaires.
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Les outils indispensables pour votre campagne de révision salariale
Oubliez Google Sheets ou votre tableur Excel. Des outils automatisés peuvent vous faciliter la tâche, tout en garantissant une juste répartition des salaires !
Le template de revue de salaires
Pour vous faire gagner du temps, nous avons créé un template de revue des salaires gratuit, à copier et personnaliser selon vos besoins. C’est cadeau !
Vous y trouverez :
L’onglet “Master”
Il vous permet de simuler la situation de chaque employé et d’ajuster individuellement les rémunérations. Si vous utilisez Figures, vous pouvez extraire une grande partie des informations de cet onglet depuis le module de Compensation Review. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter manuellement des informations supplémentaires, comme les antécédents de l'employé.
L’onglet de budget global
Il s’agit du résumé de votre simulation budgétaire. Il est calculé automatiquement sur la base des informations renseignées dans l'onglet “Master”.
L’onglet des paramètres
Il vous permet d'affiner les règles que vous souhaitez appliquer pour votre politique de rémunération : la façon dont vous souhaitez récompenser les performances, les taux d'inflation par pays, les taux de change…
Consultez le paragraphe suivant pour vous guider dans la configuration de ces paramètres.
L’onglet de calibrage
Il est à utiliser lors de votre réunion de cadrage pour finaliser le process.
2ème étape : choisir vos paramètres de révision salariale
Pour vous permettre d’ajuster votre politique salariale au plus près de la situation de vos employés et de votre marché, plusieurs critères sont à prendre en compte.
Les taux d’inflation
Pour aider vos salariés à faire face à l’inflation, vous pouvez leur proposer une indemnisation. Elle prendra la forme d’une augmentation en pourcentage, selon leur lieu de résidence.
De nombreuses sources (dont celle-ci) peuvent vous renseigner sur les taux d’inflation par pays et vous permettre d’ajuster votre revue des salaires au plus près de la réalité économique des salariés.
→ Veillez à lister tous les pays dans lesquels votre entreprise compte des salariés et les taux d’inflation correspondants dans l’onglet paramètres.
Les taux de change
Par souci de cohérence, vous pouvez gérer votre revue des salaires avec une monnaie commune sur l'ensemble du fichier. Ce paramètre est relativement facile à mettre en place.
→ Listez toutes les autres devises que votre devise de référence (€ dans notre template) et le taux de change que vous souhaitez appliquer.
Le système de récompense
Comme nous l’avons déjà mentionné, vous pouvez récompenser financièrement vos salariés de deux façons différentes :
En vous basant sur les notes de performances individuelles
Si deux salariés occupant le même poste performent de la même façon, vous les augmentez de façon identique. Au premier abord, cela semble équitable. Cependant, si leurs salaires initiaux n'étaient pas les mêmes pour X ou Y raison, est-il juste de leur allouer la même augmentation ?
Nous vous recommandons plutôt la méthode suivante.
En vous basant sur les performances individuelles et le marché
De cette façon, vous vous assurez de prendre en compte les précédentes inégalités pour les corriger. Vous réduisez, voire supprimez, les écarts de salaires injustifiés entre deux salariés occupant le même poste, avec le même niveau de séniorité et avec le même niveau de performance.
Ces deux modèles fonctionnent mais nous vous recommandons fortement d’opter pour le deuxième afin de garantir l’équité dans votre équipe et de contrer les biais inconscients. Un salarié peut par exemple être meilleur négociateur qu’un autre ou bien avoir commencé sa carrière avec un salaire plus élevé avant de rejoindre votre entreprise.
3ème étape : collaborer avec les managers et finaliser le calibrage
Maintenant que votre fichier est prêt, impliquez les managers de votre entreprise et partagez avec eux votre première version.
La review avec les managers
Divisez votre fichier en sous-fichiers ou en onglets
Ne donnez accès aux managers qu’aux informations qui les concernent vraiment, soit les rémunérations de leur équipe et leur sous-budget. Split Sheet peut vous aider à facilement scinder votre fichier.
Amendez la revue de salaires avec les managers
Selon la taille de votre entreprise et votre degré d’autonomie, vous pouvez soit :
- Organiser une réunion de revue des salaires avec chaque manager pour évoquer la situation de chaque employé et échanger sur les augmentations possibles selon l’inflation, l’ajustement par rapport au marché et la performance.
- Partager directement les fichiers nécessaires aux managers avec des explications détaillées.
S’ils le souhaitent, les managers peuvent suggérer de revoir à la hausse ou à la baisse les salaires proposés dans le fichier. Cependant, nous vous recommandons de limiter le nombre d’ajustements manuels pour que votre système reste cohérent.
Assurez-vous également que chaque manager motive précisément ses propositions avec des explications factuelles. Vous devez être en mesure de justifier objectivement tout ce qui sort du cadre standard !
Vérifiez la bonne mise à jour du fichier une fois les reviews des managers terminée
De cette façon, vous pouvez suivre les éléments suivants :
- Les ajustements effectués par les managers sont-ils cohérents avec votre politique salariale ? Est-ce que certaines équipes sont plus généreuses que d’autres ? Est-ce justifié ?
- Combien d’ajustements ont-ils été effectués ? Comme nous l’avons déjà précisé, il est préférable de faire le moins d’ajustements possibles pour garantir la robustesse et la crédibilité de votre système. Vous pouvez par exemple fixer une limite de 15% d’ajustements manuels à vos managers pour éviter les débordements.
La finalisation du calibrage
Les réunions de calibrage visent à échanger sur les hausses de salaires proposées par les managers de façon groupée : selon l’équipe, le niveau de séniorité, le genre… Elles doivent permettre à votre entreprise de tendre vers plus d’égalité et de lutter contre les discriminations.
Méthodologie
Vous pouvez organiser vos réunions de calibrage d’un tas de façons différentes. Cependant, certaines pratiques sont incontournables :
1. Dans les équipes de plus de 100 employés, vous pouvez organiser des réunions équipe par équipe. Il y aura assez de salariés avec des profils similaires pour que la comparaison ait du sens. Pour les équipes plus réduites, vous pouvez directement commencer par la seconde étape.
2. Classez les salariés selon leur niveau de séniorité et leurs notes de performances.
3. Passez en revue une dernière fois les salaires proposés et vérifiez qu’il n’existe pas de disparités injustifiées.
4. Vérifiez les ajustements proposés par les managers, challengez-les et validez.
Le tableau de bord budgétaire peut servir de base à vos discussions durant vos réunions de calibrage :
- Remarquez-vous une différence sur les augmentations de salaire selon le genre ?
- Les augmentations selon le niveau de séniorité sont-elles cohérentes et graduées ?
- Une équipe est-elle en décalage avec les autres ?
Les règles d’or des réunions de calibrage
- Le timing : Veillez à prévoir suffisamment de temps à ces discussions et soyez un impitoyable maître du temps !
- La responsabilisation : Chaque collaborateur impliqué doit se sentir impliqué et respecter la décision prise (même en cas de désaccord).
- Le pouvoir de décision : Déterminez en amont qui est le décisionnaire final.
- La confidentialité : Les décisions prises durant ces réunions doivent rester confidentielles jusqu’à leur communication officielle aux salariés.
Le timing
Selon le nombre de personnes à consulter, veillez à prévoir suffisamment de temps pour ces discussions et soyez un impitoyable maître du temps ! En effet, elles peuvent facilement s’étirer inutilement.
Pas la peine d’examiner en détail la situation de chaque employé. Consacrez plutôt du temps aux exceptions et aux ajustements qui détonnent. En général, 3 minutes par employé devraient suffire.
La responsabilité
Certains managers peuvent être déçus par ces réunions de calibrage s’ils n’obtiennent pas ce qu’ils souhaitaient pour leurs collaborateurs. Or, pour éviter toute incompréhension, veillez à ce que chaque manager s’engage à appliquer toutes les décisions prises, même en cas de désaccord.
Ainsi, vous évitez les bruits de couloir comme : “Je voulais t’accorder une augmentation plus importante mais le comité de calibrage en a décidé autrement.”
Le pouvoir de décision
Avant de commencer chaque réunion, vérifiez bien que le décisionnaire final est connu de tous. Généralement, il s’agit du responsable d’équipe de chaque collaborateur ou d’un responsable RH.
La confidentialité
Même si cela vous semble logique, rappelez bien que les propos échangés durant ces réunions sont confidentiels. Le résultat des discussions devra être partagé seulement une fois le feu vert donné par l’équipe RH.
4ème étape : communiquer avec les salariés
La rémunération est un sujet hautement sensible pour vos salariés. Il est donc capital de bien maîtriser la communication de votre revue des salaires et de faire preuve de transparence.
N’attendez pas la fin du process pour communiquer
Dans la plupart des cas, les entreprises attendent le dernier moment pour informer les collaborateurs sur les discussions en cours. Au contraire, prenez les devants et profitez de ce moment pour rappeler à votre équipe les fondements de votre philosophie salariale. Vous pouvez par exemple partager :
Le planning
Quand prévoyez-vous de réaliser la revue des salaires ? À quel moment les augmentations salariales individuelles seront-elles annoncées ?
Les rôles de chacun
Qui est impliqué dans ce process ? Qui est le décisionnaire final ? Qui va informer chaque collaborateur ?
Les critères de rémunération
Les critères de rémunération fixe et variable jouent un rôle clé dans la structure salariale d'une entreprise. Selon votre niveau de transparence interne, vous pouvez choisir de partager le budget global alloué à la revue des salaires, ainsi que l'impact de l'inflation, du marché et des performances individuelles sur ce budget.
La rémunération fixe se réfère au salaire de base que l'employé reçoit régulièrement, indépendamment des performances, tandis que la rémunération variable est souvent liée aux résultats ou aux objectifs atteints, pouvant inclure des bonus, des commissions ou d'autres formes de paiement incitatif.
Plus ces critères sont partagés en amont avec les employés, plus votre système de rémunération sera perçu comme légitime et solide, renforçant la confiance et la motivation au sein de votre organisation.
Les exceptions
À moins de décréter que vous ne faites aucune exception, vous devez rappeler à votre équipe que des ajustements exceptionnels peuvent se faire au cas par cas. Cependant, engagez-vous à ne pas procéder à plus de 10% d’ajustements sur l’ensemble des rémunérations de votre organisation.
Soignez votre communication
Dans la majorité des cas, l’annonce des revues des salaires de salaire revient aux managers. Quelques bonnes pratiques :
Penser collectif
Il est probable qu’un manager doive annoncer à l’un de ses collaborateurs une décision avec laquelle il est en désaccord. Cependant, quel que soit son sentiment, il doit appliquer la décision prise par souci d’unité face aux employés. Pour cela, chaque décision doit être objectivement et factuellement motivée.
Organiser un 1-to-1
La revue des salaires est un moment important pour tout collaborateur. Ne bâclez donc pas les échanges et organisez une conversation 1-to-1 face à face pour l’informer, plutôt qu’un simple mail ou message.
Aussi, même si la rémunération est souvent déterminée par le bilan des performances, il s’agit de deux conversations différentes. Ne mélangez donc pas les sujets en ne faisant qu’un seul point.
Parler des performances avant le salaire
Quand vous évoquez avec un collaborateur ses performances des mois passés, vous devez leur permettre de se concentrer sur les enseignements à tirer : ai-je répondu aux objectifs fixés par l’entreprise ? Pourquoi ? Comment puis-je m’améliorer ? Quelles sont les next steps ?
Le sujet de la rémunération doit venir dans un second temps, une fois les enseignements évoqués lors du point sur les performances assimilés.
Rendre transparent vos critères
Si vous avez construit votre système de rémunération sur des critères précis (inflation, marché, performances…), vous devez expliquer à vos salariés quelle est leur part sur votre revue des salaires.
Si vos critères de rémunération et votre répartition sont clairs, la marge de négociation devrait être minime, voire inexistante !
Il est crucial de maintenir une communication ouverte avec vos employés sur divers aspects de vos décisions salariales. Cela inclut non seulement les augmentations et les bonus, mais également la structure sous-jacente des salaires.
À cet effet, nous proposons un guide détaillé sur la manière de communiquer efficacement sur les grilles de salaires à vos collaborateurs. Ce guide vous offrira les outils nécessaires pour assurer une transparence et une compréhension accrues, renforçant ainsi la confiance au sein de votre équipe.
Suivez la transmission des informations
Demandez aux managers de faire un suivi par écrit de l’annonce. Cela peut être fait par mail, courrier ou même un avenant au contrat.
Dans le cas d’un salarié qui n’accepterait pas la décision, ce système vous permet de suivre la situation et de vérifier plus tard si la décision a finalement été acceptée ou si le conflit persiste.
Pour approfondir vos connaissances et éviter les pièges courants, nous proposons également un article sur les 10 erreurs à éviter lors de la révision salariale. Ce guide est conçu pour vous aider à optimiser ce processus crucial et à renforcer l'efficacité de vos pratiques de gestion des rémunérations.
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