Gestion de la paie : les clés pour l’optimiser dans votre PME

🗝 Les points clés : 

• La gestion de la paie est un processus administratif consistant à calculer, verser et déclarer le salaire de vos collaborateurs et les cotisations sociales qui y sont attachées.
• La gestion de la paie est une tâche clé dans les entreprises. En plus d’être régie par de nombreuses obligations légales, réglementaires et conventionnelles, elle influe sur le climat social et l’engagement.
• Les principales étapes du cycle de paie sont la collecte des éléments variables de paie (congés, absences, primes, etc.), l’édition des fiches de paie, le versement des salaires, la déclaration sociale nominative (DSN) et l’archivage des bulletins de salaire.
• Cette fonction complexe peut être réalisée en interne, par le service RH, comptabilité ou paie. Elle peut aussi être externalisée auprès d’un cabinet d’expertise comptable ou d’un gestionnaire de paie.
• Le gestionnaire de paie doit être rigoureux pour assurer la conformité de la paie, curieux pour suivre les évolutions conventionnelles et légales, pédagogue pour savoir communiquer avec les salariés et résistant au stress pour tenir des échéances serrées.
• Les PME optent souvent pour l’externalisation du processus de paie, tandis que les grandes entreprises ont tendance à créer un poste dédié à cette mission. Dans ce cas, le choix d’un bon logiciel de gestion de la paie est crucial.
  

En tant que dirigeant ou responsable RH de PME ou de startup, vous le savez : la rémunération est un enjeu stratégique.

Vos collaborateurs travaillent avant tout pour toucher leur salaire à la fin du mois. Les rémunérer en temps et en heure est donc essentiel pour entretenir leur engagement au travail, maintenir leur productivité, les fidéliser et éviter les contentieux coûteux.

Mais, dès la première embauche, vous l’avez senti, pour une entreprise, et en particulier pour une PME ou une jeune pousse, payer ses salariés n’est pas une mince affaire :

• Le salaire doit être calculé en intégrant tous les éléments variables de paie (heures sup », absences, etc.).
• Les bulletins de paie doivent être établis sans oublier une seule mention légale.
• Le salaire doit être versé dans les conditions imposées par la loi.
• La DSN doit être réalisée chaque mois, sans commettre d’erreurs.
• Pour couronner le tout, des changements réglementaires et conventionnels fréquents compliquent la gestion de la paie, et augmentent les risques de non-conformité.

Bref, le cycle de paie a de quoi vous donner du fil à retordre.  

Mais, haut les cœurs !

Dans cet article nous vous révélons les solutions, outils et méthodes à mettre en place pour optimiser votre processus de paie et répondre aux défis liés à la gestion des salaires dans votre PME.

Bonne lecture.

Construisez une politique de rémunération équitable et transparente qui attire et retient les meilleurs talents.

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Les fondamentaux de la gestion de la paie : séance de rattrapage

La gestion de la paie est une spécialité complexe et en constante évolution. 

Vous êtes un peu perdu ? Pas de problème. Figures vous offre une session de rattrapage.

Quelle-est la définition de la gestion de la paie ?

La gestion de la paie est un processus RH, administratif et juridique qui doit être réalisé chaque mois par les organisations ou, en cas d’externalisation, par leur prestataire de paie. 

👉 Le processus de paie regroupe toutes les tâches entourant le versement du salaire : de la collecte des éléments variables de la paie (EVP) à la déclaration sociale nominative (DSN).  

Cette mission est encadrée par de nombreuses obligations légales, réglementaires et conventionnelles qui évoluent régulièrement. Elle est ainsi souvent confiée à un expert : le gestionnaire de paie. 

Quelles sont les étapes du processus de paie ?

Le processus de gestion de la paie se décompose en 6 étapes principales : 

Étape 1 : Collecte des éléments variables de paie (EVP)

Le cycle de paie commence par la collecte des éléments variables de paie (EVP), c’est-à-dire par la centralisation des informations permettant de calculer le salaire, les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu de chacun de vos collaborateurs.

Les EVP sont par exemple les arrêts maladie, les congés payés, les heures supplémentaires, les commissions, les frais professionnels, ou encore les retenues sur salaire qui s’ajoutent ou doivent être retranchés du salaire mensuel de vos salariés.

Par souci d’efficacité et de précision, ces données sont aujourd’hui rassemblées et communiquées au gestionnaire de paie via un logiciel de SIRH (système d’information RH) ou d’ERP (Enterprise resource planning). Vous ne pouvez donc pas vous passer d’un tel outil. 

Étape 2 : Établissement des bulletins de salaire 

La deuxième étape du processus de paie est l’édition du bulletin de salaire de chacun de vos employés. 

En pratique, cette tâche est accomplie par votre logiciel de gestion de la paie, lequel analyse les informations collectées précédemment.

Votre solution de gestion de la rémunération calcule le salaire des collaborateurs, les cotisations et contributions sociales (sécurité sociale, chômage, retraite complémentaire, CSG/CRDS) et le montant de leur prélèvement à la source (PAS) de l’impôt sur le revenu.

Votre outil génère ensuite les fiches de paie en y faisant figurer toutes les mentions obligatoires imposées par la loi (identité de l’employeur et du salarié, salaire brut et net, détail des cotisations et contributions sociales, etc.). 

Étape 3 : Contrôle et validation des bulletins de salaire 

Arrivé ici, vous vous dites que vous êtes tiré d’affaire : votre outil de gestion de la paie à bien fait son travail. Vous pouvez lui faire confiance et passer à autre chose… 

Et bien non ! Votre véritable mission ne fait que commencer. Vous devez mobiliser toutes vos compétences en matière de rémunération pour vous assurer que votre outil n’a pas fait d’erreur. 

La vérification et la validation des fiches de paie est une tâche incontournable. En effet, la dématérialisation du processus de paie ne vous libère pas de votre responsabilité légale.

Vous devez donc contrôler l’absence d’irrégularités et la conformité des bulletins de salaire au regard de la loi, de la réglementation et des conventions collectives applicables dans votre organisation. 

Alors, retroussez-vous les manches, c’est parti !

Étape 4 : Versement des salaires et remise des fiches de paie

Vous voici arrivé à l’étape du processus de paie qui fait le plus plaisir à vos collaborateurs (on les comprend !) : le règlement du salaire et la remise du bulletin de paie (obligatoire). 

Vous devez vous plier à ce rituel une fois par mois. Entre-temps, vos salariés peuvent vous demander un acompte sur salaire.

La fiche de paie que vous remettez à vos salariés est en principe dématérialisée. Mais vos employés peuvent exiger de la recevoir au format papier.

La rémunération est pour sa part versée par virement bancaire ou chèque. Vos collaborateurs peuvent éventuellement solliciter un paiement en espèce en dessous de 1500 euros. 

Étape 5 : Déclaration sociale nominative (DSN)

Vos collaborateurs ont reçu leur argent. Mission accomplie ! Ah non, attendez… de votre côté, les choses ne sont pas terminées : vous devez encore rendre des comptes à l’administration via la DSN. 

La déclaration sociale nominative (DSN) doit être réalisée chaque mois en ligne, sur le site net-entreprise.fr (régime général) ou sur le site de la MSA (secteur agricole) et nécessite un logiciel de paie compatible DSN.

Comme son nom l’indique, la DSN sert à déclarer les cotisations et contributions sociales et à payer ces dernières aux organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraites, prévoyance, etc.). 

Cerise sur le gâteau, la DSN permet à l’administration de connaître le montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (PAS) dû par les salariés imposables. 

Étape 6 : Archivage et conservation des bulletins de paie

Bonne nouvelle, vous voilà arrivé au bout du cycle de paie (rendez-vous le mois prochain pour tout recommencer) ! 

L’archivage sécurisé du bulletin de salaire est la dernière étape du processus de gestion de la paie. En tant qu’employeur, vous devez conserver ce document pendant une durée minimale de 5 ans et être en mesure de la transmettre aux salariés. 

Mais attention, une petite subtilité s’est glissée dans la réglementation :

Une fois ce délai de 5 années passé, vous devez garder une version électronique de la fiche de paie pendant au moins 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié concerné. 

En pratique, les bulletins de salaire de vos collaborateurs doivent être hébergés dans un coffre-fort numérique. Celui-ci peut être fourni par votre logiciel de gestion de la paie. 

Quelles sont les principales obligations légales et réglementaires en matière de gestion de la paie ?

Vous l’aurez compris : la gestion de la paie, c’est du sérieux ! 

Ce processus, qui a beaucoup évolué au fil des années, fait aujourd’hui l’objet d’un cadre législatif et conventionnel très dense. 

Vous avez un petit train de retard sur votre veille légale et réglementaire en matière de gestion de la paie ? 

Voici les principales obligations juridiques auxquelles vous devez vous conformer lorsque vous versez leur salaire à vos collaborateurs :

1. Versement du salaire mensuel à intervalles réguliers.
   Sauf exception, en tant qu’employeur, l’article L3242-1 du Code du travail vous impose de verser leur salaire à vos collaborateurs une fois par mois, de façon périodique.
   
2. Versement d’un acompte sur salaire.
   L’article L3242-1 du Code du travail prévoit également que vos salariés ont le droit de vous réclamer un acompte sur salaire correspondant à la moitié de leur rétribution mensuelle le 15 du mois.
   
3. Versement du salaire par virement ou chèque sur un compte au nom du salarié.
   L’article L3241-1 du Code du travail rappelle que vous devez remettre leur paie à vos collaborateurs par virement bancaire ou par chèque, sur un compte en banque dont ils sont titulaires. Par exception, en dessous de 1500 euros, vous pouvez payer un salarié en espèce (monnaie) s’il en fait la demande.
   
4. Fourniture d’un bulletin de paie au moment du versement du salaire.
   L’article L3243-2 du Code du travail impose au gestionnaire de paie de remettre une « pièce justificative dite bulletin de paie » aux salariés lors du paiement de leur rémunération. Vous ne pouvez donc pas y couper : vous devez éditer des fiches de paie chaque mois, et les remettre à vos collaborateurs en bonne et due forme.
   
5. Respect des mentions obligatoires, facultatives et interdites sur le bulletin de paie.
   Les articles R3243-1 du Code du travail dressent une liste d’informations que vous devez nécessairement faire figurer sur les fiches de salaire de vos collaborateurs.
   Les mentions à faire apparaître sur le bulletin de salaire sont par exemple la rémunération brute, le salaire net avant impôt sur le revenu, ou encore le coefficient de salaire de l’employé.
   En principe, si vous possédez un bon logiciel de gestion de la paie, toutes ces informations sont automatiquement incluses dans les fiches de paie de vos salariés. Mais cela vaut toujours le coup de vérifier !
   
6. Communication de la fiche de paie sous forme numérique, sauf demande contraire.
   L’article L3243-2 du Code du travail précise que le bulletin de salaire est en principe communiqué aux collaborateurs au format électronique (bulletin de paie dématérialisé).
   Un salarié peut cependant demander de recevoir son bulletin de salaire imprimé sur papier. Dans ce cas, pas le choix, vous devez vous munir de votre plus belle imprimante et coopérer.
   
7. Conservation et mise à disposition de la fiche de paie.
   En tant qu’employeur, l’article L3243-4 du Code du travail vous oblige à conserver dans vos locaux un double (papier ou numérique) des bulletins de salaire de vos salariés pendant 5 ans.
   Attention, après ce délai de conservation, vous ne devez pas effacer ou détruire les fiches de paie. Vous devez être en mesure d’en fournir une copie à vos salariés ou ex-salariés pendant 50 ans, ou 6 ans à compter de leur départ en retraite.
   
8. Déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle et versement des cotisations sociales.
   En vertu de l’article L133-5-3 du Code de la sécurité sociale en tant qu’employeur, vous devez réaliser chaque mois une déclaration sociale nominative (DSN) pour chacun de vos salariés.
   Dans ce document vous devez notamment indiquer les montants des rémunérations, des cotisations et des contributions sociales correspondant à chaque collaborateur.
   Doivent également figurer dans la DSN mensuelle la durée de travail retenue pour fixer le salaire, et l’éventuelle suspension ou reprise du contrat de travail intervenant au cours du mois correspondant.
   L’article R243-6 du Code de la Sécurité sociale précise que vous devez réaliser la DSN mensuelle et payer les cotisations sociales associées avant le 5 du mois si vous avez plus de 50 salariés, et avant le 15 si votre effectif est inférieur à ce chiffre.
   La gestion de la paie n’est pas une balade tranquille, mais plutôt une course d’endurance. Mais, avec des outils adaptés et des prestataires capables de prendre le relais, vous parviendrez à tenir la distance ! 🏃‍♀️

Comment se fait la gestion de la paie ? Outils et méthodes en bref. 

La gestion de la paie est un processus stratégique. Si elle comporte des irrégularités ou n’est pas conforme à la réglementation, elle peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise : contrôle Urssaf, procédure aux prud’hommes, désengagement des salariés, etc. 

👉 Dans un contexte d’inflation législative, elle doit être confiée à un expert de la rémunération. Ce dernier peut exercer en interne, au sein de votre service RH, comptabilité ou paie, ou bien être un prestataire extérieur (expert-comptable proposant ce service, prestataire spécialisé ou logiciel de paie en SaaS par exemple). 

👉 Quoi qu’il en soit, vous devez vous appuyer sur des outils informatiques pour compiler vos données salariales, générer vos fiches de salaire, stocker vos bulletins de paie, réaliser vos déclarations sociales ou encore faire votre veille réglementaire. 

Les principaux outils du gestionnaire de rémunération sont :

• Un logiciel SIRH (système d’information des ressources humaines) ou ERP (Enterprise resource planning) qui centralise les informations à propos des salariés (congés, primes, etc.).
  

• Un logiciel de gestion de la paie qui génère des bulletins de paie conformes aux obligations légales et réglementaires. 

Besoin d’un coup de pouce pour choisir votre méthode de gestion de la paie (internalisation ou externalisation) et vos outils ? Rendez-vous un peu plus loin dans cet article. 

Rôle et missions du gestionnaire de paie : celui sans qui rien ne serait possible 

Qu’il exerce au sein de votre organisation ou qu’il s’agisse d’un prestataire extérieur, votre gestionnaire de paie est un peu la star du show en matière de rémunération. Sans lui, rien ne serait possible.

🌟 Le chargé de paie :

• Pilote et contrôle le cycle de paie. 
• Assure une veille législative constante.
• Fournit des données stratégiques à la direction.
• Explique leur rémunération aux salariés. 

Bref, c’est une femme ou un homme-orchestre, rigoureux, mais aussi à l’écoute et pédagogue. 

Mais quelles sont précisément ses missions et quelles compétences faut-il pour faire un bon gestionnaire de paie ? On fait le point. 

Quelles sont les tâches d’un gestionnaire de paie ?

Vous souhaitez recruter un chargé de mission paie ou embrasser vous-même ce métier ? Sachez que les tâches de ce professionnel de la rémunération sont aussi importantes que nombreuses.

Le gestionnaire de paie est notamment chargé de :

1. L’édition, la vérification, la validation et l’archivage sécurisé des bulletins de salaire.
   Le traitement de la paie est bien entendu l’une des tâches essentielles du spécialiste de la rémunération.
   Chaque mois, il doit générer les fiches de paie de vos salariés, contrôler qu’elles ne contiennent pas d’irrégularités, les valider, puis les conserver conformément aux exigences légales.
   
2. L’accomplissement des déclarations sociales et fiscales.
   Le gestionnaire de paie doit établir les déclarations sociales et fiscales obligatoires de votre entreprise (DSN notamment).
   Il s’assure du paiement des cotisations salariales et patronales auprès des organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, prévoyance, mutuelle).
   
3. La gestion des formalités d’embauche et de départ des salariés.
   Lorsqu’une nouvelle recrue arrive dans votre entreprise, votre gestionnaire de paie effectue la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
   Il peut aussi participer à la rédaction du contrat de travail du nouvel employé et s’occuper de paramétrer votre logiciel de gestion de la paie pour éditer ses prochaines fiches de paie.and un collaborateur quitte votre organisation, votre gestionnaire de paie se charge par exemple de calculer ses indemnités de départ et de produire son solde de tout compte.
   
4. La réalisation d’une veille sociale et juridique continue.
   Pour être performant, votre professionnel de la paie doit se tenir informé des réformes légales et réglementaires en matière de droit social et de droit du travail.
   Il doit notamment scruter l’évolution des conventions collectives, des accords d’entreprise, des charges salariales et patronales et des taux de cotisations sociales.
   Le chargé de paie doit aussi suivre la jurisprudence en matière de rémunération, en particulier les décisions de la Cour de cassation et du conseil de prud’hommes.
   
5. La communication avec les salariés, le CSE, les RH, la direction et les organismes sociaux.
   Votre gestionnaire de paie ne peut pas se contenter de vous répondre « c’est le logiciel qui l’a dit » quand vous lui posez une question.
   Il doit être en mesure d’expliquer les informations figurant sur les bulletins de paie, les évolutions juridiques, ou encore les différents modes de rémunération.
   En tant que dirigeant, vous pouvez aussi lui demander l’éditer des documents de synthèse (tableaux de bord, masse salariale, etc.) pour vous aider, par exemple, à aligner votre politique de rémunération avec votre culture d’entreprise.

💡 Bon à savoir :
Lorsque la fonction paie est externalisée, le rôle du salarié chargé de la paie en interne est limité. L’assistant paie doit principalement communiquer les éléments variables de paie (EVP) au prestataire d’externalisation de la paie.

Est-ce difficile d’être gestionnaires de paie ? Compétences requises. 

Le métier de gestionnaire de paie est exigeant. Il s’agit en effet d’un rôle pivot dans l’organisation. Un bon gestionnaire de paie doit ainsi présenter différentes compétences techniques et soft skills :

1. Maîtrise des techniques de paie pour vérifier l’exactitude et valider la conformité des fiches de paie et des déclarations réglementaires, identifier les anomalies, gérer les situations complexes ou encore orienter la stratégie de rémunération de votre entreprise.
   
2. Maîtrise des outils informatiques de gestion de la rémunération (logiciels de gestion de la paie, SIRH, Excel, intelligence artificielle, etc.) pour générer les fiches de paie, établir les déclarations fiscales et sociales de votre entreprise ou encore réaliser les formalités d’embauche et de départ des salariés.
   
3. Connaissance du droit du travail, du droit social et des conventions collectives pour pouvoir appliquer les grilles de salaires, comprendre le calcul des cotisations salariales et patronales, ou encore gérer les congés payés et les arrêts maladie.
   
4. Rigueur et sérieux pour établir les bulletins de paie et réaliser les déclarations fiscales et sociales sans erreurs, contrôler et valider les données fournies par les logiciels, mais aussi pour analyser et interpréter les réformes sociales et réglementaires.
   
5. Curiosité pour faire une veille continue concernant les textes de loi, les conventions collectives, la jurisprudence ou encore les meilleurs outils RH pour gérer les salaires de vos collaborateurs.
   
6. Adaptabilité et agilité pour se conformer rapidement aux nouvelles obligations légales, réglementaires et conventionnelles, mais aussi pour adopter les nouvelles technologies désormais incontournables.
   
7. Communication, sens de l’écoute et pédagogie pour interagir avec les parties prenantes de la paie (direction, contrôleurs de gestion, organismes sociaux, etc.), expliquer leurs bulletins de paie aux salariés, et contribuer à la prise de décisions stratégiques.
   
8. Résistance au stress et organisation pour tenir des échéances serrées. Les déclarations sociales et fiscales doivent en effet être réalisées à peu près au même moment du mois ce qui fait monter la pression.
   

Quel est le salaire moyen d’un gestionnaire de paie ?

La profession de gestionnaire de paie est stratégique tant dans les cabinets d’expertise-comptable que dans les entreprises. Il s’agit par conséquent d’un métier plutôt bien rémunéré.

Un gestionnaire de paie perçoit un salaire annuel brut (fixe + variable) de 33 000 euros en moyenne. Cependant, la rémunération pour ce type de poste peut fluctuer entre 28 000 euros et 40 000 euros brut an. 

Les enjeux actuels de la gestion de la paie : challenges au programme ! 

Nous l’avons dit et répété : la gestion de la paie est un processus RH central pour votre entreprise et ses salariés. 

Mais quels sont précisément les enjeux qui entourent cette fonction ? Pourquoi est-elle si stratégique pour votre organisation ? 

On fait le point.

La paie : levier d’attractivité, de fidélisation et d’engagement des collaborateurs incontournable 

La rémunération est le premier facteur qui pousse vos collaborateurs à quitter votre entreprise (cité par 29 % des salariés interrogés).

Définir des grilles salariales équitables et compétitives, par exemple en s’appuyant sur un outil de benchmark comme Figures, est donc un moyen redoutable pour retenir et fidéliser les talents, mais aussi pour les attirer et les motiver.

Pour autant, proposer un package salarial attractif à vos collaborateurs ne sert à rien si vous ne leur versez pas leur rémunération en temps et en heure, sans erreur de calcul et de façon transparente. 

C’est ici qu’intervient la gestion de la paie. Cette fonction garantit en effet le bon déroulement du cycle de paie. Grâce à elle, vos équipes sont payées rubis sur l’ongle et restent engagées. 

L’évolution constante du cadre réglementaire en matière de paie

Le principal enjeu de la gestion de la paie est celui de la conformité. 

La loi, la réglementation, les conventions collectives et la jurisprudence évoluent régulièrement, ce qui complexifie cette mission. 

Or, les erreurs de paie, irrégularités et déclarations inexactes peuvent avoir des implications importantes pour votre organisation : 

• Temps perdu à faire des rectifications et surcoûts associés
  
• Contrôle Urssaf pouvant entraîner un redressement et des pénalités
  
• Litiges avec les salariés devant les prud’hommes
  
• Impact négatif sur l’image de marque et la marque employeur. 

💡 Notre conseil :
Pour sécuriser votre processus de paie, la situation financière de votre entreprise et sa réputation, dotez-vous de logiciels RH, comme Figures, qui vous aident à anticiper vos obligations réglementaires.

Avec Figures, vous avez par exemple toutes les clés en main pour vous mettre en conformité avec la nouvelle réglementation européenne sur la transparence des salaires et l’équité salariale.

Plus besoin de jongler entre les tableaux Excels, de vous torturer l’esprit pour trouver la meilleure solution pour corriger les écarts salariaux injustifiés ou de passer des heures à rédiger des courriers pour répondre au droit à l’information de vos salariés : Figures se charge de tout. 

Dématérialisation de la paie, digitalisation des processus et sécurisation des données

L’essor des logiciels de gestion de la paie et la dématérialisation des démarches (bulletin de paie dématérialisé, DSN, etc.) a entraîné une mutation profonde du métier de gestionnaire de paie. 

Les tâches de saisie et la collecte des données salariales ont laissé place à des opérations de vérification, de contrôle et de validation des documents générés par les outils numériques. 

Pour vous, employeur, cette transformation digitale est aussi à l’origine de nouvelles obligations, en particulier en matière de protection des données personnelles (coordonnées des salariés, numéro de sécurité sociale, RIB, etc.). 

💡 Notre conseil : 
Pour vous assurer de la confidentialité de ces informations sensibles, misez sur des outils de gestion de la rémunération conformes au RGPD (Règlement général sur la protection des données) et aux normes les plus exigeantes, comme Figures.

Outils et solutions pour une gestion de la paie efficace : nos conseils de pro

Arrivé à ce stade de cet article les choses sont claires : la gestion de la paie est une fonction essentielle pour la santé financière et la sécurité juridique de votre entreprise. 

Mais, comme vous l’aurez compris, il s’agit d’une mission technique qui, dans un contexte de transformation digitale et de dématérialisation, est en pleine mutation. 

Alors, quelle solution choisir pour gérer la paie dans votre organisation ? Quand est-il préférable d’externaliser cette tâche stratégique ? Auprès de qui ? Éléments de réponse. 

Externalisation de la gestion de la paie : le must pour les TPE-PME 

L’externalisation (partielle ou complète) de la paie auprès d’un cabinet d’expertise comptable ou d’un prestataire spécialisé est une solution souvent choisie par les petites et moyennes entreprises. 

Cette option vous évite de recruter ou de former du personnel dédié à la gestion des rémunérations. Elle vous permet également de bénéficier des conseils et des compétences d’un expert, ce qui limite le risque d’erreurs et les conséquences associées (transfert de responsabilité). 

Vous perdez en revanche le contrôle sur votre processus de gestion de la paie et devez vous adapter au rythme et aux méthodes de travail de votre prestataire d’externalisation. Vous conservez par ailleurs la charge de lui transmettre les données nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions. 

Si vous optez pour l’externalisation de la paie, choisissez un prestataire possédant des qualités relationnelles (réactivité, sens de l’écoute, pédagogie). Celles-ci seront indispensables pour répondre à vos questions et rassurer vos équipes. 

Internalisation, logiciel de paie et SIRH : le choix des grandes entreprises

L’internalisation de la fonction paie implique d’embaucher ou de former au moins un gestionnaire de paie, mais aussi d’investir dans un logiciel   de gestion de la paie dédié ou un logiciel SIRH ou ERP comportant un module paie.

Malgré son coût, cette solution présente des avantages : 

• Vous gardez la maîtrise sur votre processus de paie 
  
• Vous disposez d’un interlocuteur en interne 
  
• Vous contrôlez vos données sensibles. 

Cette option est généralement privilégiée par les grandes entreprises qui possèdent un budget suffisant pour se constituer un service paie. 

Si vous internalisez la gestion de la paie dans votre organisation, le choix de votre logiciel de paie est une étape cruciale. Optez pour une solution qui :

• Est conforme à la réglementation et mise à jour en temps réel  pour garantir la conformité réglementaire (protection des données, droit du travail, droit social, etc.)
  
• Intègre les conventions collectives applicables dans votre entreprise
  
• Est facile à prendre en main grâce à une interface intuitive et un paramétrage simple à réaliser
  
• S’intègre à vos logiciels RH (SIRH, ERP, etc.) et à vos processus existants
  
• Vous permet d’automatiser vos processus (édition des feuilles de salaires, déclarations sociales et fiscales, mais aussi gestion des congés, des notes de frais, etc.)
  
• Vous permet de générer des rapports, des tableaux de bord et des supports de communication
  
• Peut évoluer en fonction de vos besoins
  
• Est associée à un bon support et un bon service client
  
• Propose une formation à vos chargés de paie. 

Vous recherchez un outil de gestion de la rémunération pour réaliser des benchmarks salariaux fiables, créer votre grille de salaire et mener vos revues de salaires sans effort ? Découvrez Figures dès à présent. 

Gestion de la paie : vos questions courantes (FAQ)

Vous avez encore des questions à propos de la gestion de la paie? On fait le point. 

Quelle est la définition de la gestion de la paie ?

La gestion de la paie est le processus administratif qui entoure le versement de leur salaire aux salariés d’une entreprise. Il se décompose en plusieurs étapes : 

• Collecte des éléments variables de rémunération
  
• Génération puis vérification de la feuille de paie
  
• Paiement du salaire et remise du bulletin de salaire aux salariés
  
• Réalisation de la déclaration sociale nominative (DSN) et paiement des cotisations sociales
  
• Archivage et conservation sécurisée des fiches de paie.

Quels sont les trois types de paies ?

Les trois types de gestion de la paie sont : 

• L’internalisation de la gestion de la paie au sein du service paie, comptabilité ou RH.
  
• La semi-externalisation en utilisant un logiciel de gestion de la paie sous forme de SAAS (software as a service) en interne.
  
• L’externalisation de la gestion de la paie auprès d’un cabinet d’expertise-comptable ou d’un prestataire d’externalisation spécialisé.
  

Gestion de la paie : les sources. 

France Travail, « Tout ce qu’il faut savoir pour fidéliser ses salariés en 2025 »

Service public, « Cotisations salariales - Salarié du secteur privé » 

Service public, « Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu : obligations de l’employeur »

Service public, « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? »

France Num Gouv, « TPE PME : pourquoi et comment externaliser la gestion de la paie ? »

Code du travail, Article L3242-1

Code du travail, Article L3243-2

Code du travail, Article L3243-4

Code du travail, Article L3241-1 

Code de la Sécurité sociale, Article L133-5-3 

Service public, « Déclaration sociale nominative (DSN)

APEC, « Gestionnaire de paie F/H »