Entretien annuel : comment bien le réussir, avantages et limites

Souvent considérés comme une simple formalité administrative, les entretiens annuels demeurent la pratique courante dans la plupart des entreprises. Ils sont utiles pour évaluer l'année passée et fixer des objectifs pour les mois à venir. Cependant, certains employés et managers estiment que cette méthode est en train de devenir obsolète.
Mais alors, à quoi servent réellement les entretiens annuels ? Pourquoi suscitent-ils des critiques ? Et quelles alternatives existent ? C'est ce que nous allons explorer dans cet article.

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Entretien annuel : à quoi sert-il ?

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Organisée une fois par an avec le manager, l’entretien annuel est un moment dédié à l’évaluation du travail et des performances du collaborateur sur l’année écoulée. C’est aussi le moment de faire un point sur les objectifs, actés lors de l’entrée en poste ou lors du précédent entretien annuel. 

L’entretien annuel se réalise le plus souvent fin d’année et permet au collaborateur et au manager d’échanger sur tous les sujets relatifs au travail : travail effectué, événements, réussites, difficultés, ambiance de travail… Il donne l’occasion aux deux parties de créer la feuille de route de l’année à venir : objectifs, attentes, demandes…

Théoriquement, tous les points peuvent être abordés durant l’entretien annuel. Le collaborateur et le manager peuvent poser toutes les questions qu’ils souhaitent, tant que cela n’a pas trait à la vie privée.

L’entretien annuel demande de la préparation, pour l’un comme pour l’autre. Ce n’est pas un moment de confrontation qui ne sert qu’à blâmer l’autre partie.

Contrairement aux idées reçues, l’entretien annuel n’est pas obligatoire. Ni le Code du travail ni les conventions collectives ne le mentionnent. Il est cependant très répandu dans les entreprises françaises, car il représente souvent l’un des seuls moments d’échanges privilégié entre un collaborateur et son manager.

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Les avantages des entretiens annuels 

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Pour évaluer la performance 

Les entretiens annuels jouent un rôle essentiel dans l'évaluation des performances individuelles. En offrant un espace dédié, ces rencontres permettent une rétrospective approfondie sur les réalisations, les défis et les objectifs de chaque salarié. Ils facilitent la communication entre les managers et les salariés, offrant ainsi une vision complète des contributions de chacun.

Ces entretiens individuels annuels permettent de fixer des objectifs clairs et mesurables pour l'année à venir, en accord sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ils offrent également l’occasion d'identifier les forces et les faiblesses de l'individu. En fonction de cela, un soutien ciblé en termes de formation peut être décidé. 

Grâce à des discussions sur les performances passées, présentes et futures, les entretiens permettent aussi de reconnaître et de récompenser les réalisations exceptionnelles, tout en identifiant les domaines nécessitant une amélioration. 

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Pour le développement professionnel

Les entretiens annuels jouent un rôle crucial dans le développement des compétences et des carrières des salariés. En effet, ils permettent de discuter des objectifs à court et à long terme de l'individu au sein de l'organisation.

En identifiant leurs compétences actuelles et aspirations professionnelles, les managers peuvent collaborer avec les collaborateurs pour créer des plans de développement personnalisés. Cela peut inclure des opportunités de formation, des projets spécifiques ou des responsabilités élargies.

Les entretiens annuels encouragent également la discussion sur les possibilités d'avancement au sein de l'entreprise. En établissant des objectifs de carrière clairs et en élaborant des plans pour les atteindre, ces entretiens motivent les salariés à investir dans leur développement professionnel. In fine, les entretiens annuels favorisant la rétention des talents et l'alignement des objectifs individuels sur ceux de l'entreprise.

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Pour renforcer l’engagement

Les entretiens annuels représentent une opportunité précieuse pour renforcer la communication entre les collaborateurs et la direction, ce qui contribue à améliorer l'engagement au sein de l'entreprise.

Ces entretiens offrent un espace dédié où les salariés peuvent exprimer leurs préoccupations, leurs idées et leurs aspirations à leurs supérieurs hiérarchiques. Cela favorise un dialogue ouvert, permettant à la direction de mieux comprendre les besoins individuels et collectifs des membres de son équipe.

La direction peut ainsi démontrer son intérêt pour le bien-être et la croissance professionnelle des collaborateurs, ce qui renforce le sentiment d'appartenance et le niveau de motivation.

De plus, les entretiens annuels permettent de clarifier les attentes, les objectifs et les valeurs de l'entreprise, assurant ainsi une meilleure transparence et plus de confiance mutuelle. Chacun se sent écouté, valorisé et encouragé.

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Les limites des entretiens annuels 

Le manque de régularité et de souplesse

Depuis quelques années, l’entretien annuel est considéré par certains managers comme un outil lourd et peu en accord avec les nouveaux modes de travail. En effet, les entreprises sont contraintes d’être extrêmement réactives et nécessitent parfois de fixer des objectifs à 3 ou 6 mois. Des rendez-vous semestriels ou trimestriels sont alors plus adaptés que des entretiens annuels.

De plus, une évaluation annuelle peut ne pas capter pleinement la dynamique et l'évolution des performances tout au long de l'année. Cette périodicité restreinte peut entraîner une perte de précision dans l'analyse des performances. Les événements et les réalisations récents peuvent être plus frais dans l'esprit des managers lors d'une évaluation continue. Au contraire, lors d’un entretien annuel, des réussites ou des difficultés ayant eu lieu des mois auparavant pourraient être moins saillantes.

En somme, limiter les entretiens à une seule fois dans l’année peut empêcher une juste évaluation des performances.

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Le manque d’objectivité

Les entretiens annuels, malgré leur intention objective, peuvent être sujets à des biais cognitifs. 

Des préjugés inconscients liés à l'affinité personnelle ou à la récence des événements peuvent altérer les évaluations. Le biais de confirmation peut renforcer les perceptions existantes, tandis que le biais de halo peut faire en sorte qu'une caractéristique positive ou négative domine l’ensemble de l'évaluation. 

Ces biais peuvent altérer la justesse des évaluations et influencer des décisions concernant les augmentations salariales, les promotions ou les affectations de projets.

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Le stress généré

L'attente de ces évaluations annuelles peut générer de l'anxiété, surtout lorsqu'il s'agit de résultats importants pour la carrière ou la rémunération. La pression de performer pendant toute une année peut également accentuer le stress, surtout si les attentes de l’entreprise ne sont pas clairement communiquées aux collaborateurs.

De plus, le caractère formel de ces entretiens annuels peut créer des tensions interpersonnelles. Les salariés peuvent craindre des évaluations critiques ou des discussions délicates avec leur manager, ce qui peut affecter la relation professionnelle. Les managers, de leur côté, peuvent ressentir la pression pour évaluer et fournir des retours négatifs.

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Quelles sont les bonnes pratiques pour des entretiens individuels efficaces ?

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Préparer les managers et les salariés aux entretiens individuels

Afin que cet entretien professionnel soit efficace, il faut bien le préparer en amont. Le manager doit tout d’abord informer le salarié du déroulement de la rencontre, de ses objectifs et des modalités d’évaluation. Il peut lui remettre un guide de préparation d’entretien.

Environ une semaine avant le rendez-vous, la grille d’évaluation doit être transmise par le service RH au manager et au salarié. Elle servira de support à l’entretien. Toutes les parties prenantes doivent la remplir et confronter leurs points de vue avant l’entretien.

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Multipliez les moments d’échange

Au lieu de n’avoir d’un entretien annuel, pensez à multiplier les échanges entre vos collaborateurs et leur manager. Les salariés sont d’ailleurs demandeurs de ce type d’action. En effet, selon une étude publiée dans Harvard Business Review, à la question “qu’est-ce qui serait le plus à même d'accroître vos résultats et de faire progresser votre carrière ?”, 72% des collaborateurs interrogés ont répondu un “feedback correctif” de la part de leur supérieur.

Les entretiens semestriels peuvent par exemple être une bonne option. Ils permettent aux managers de mieux accompagner leurs collaborateurs tout au long de l’année, de réaligner les objectifs en cours si besson et de gagner en agilité.

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Essayer le feedback 360°

En prenant en compte les observations des pairs, le feedback 360° permet d’obtenir une vision complète du travail, des performances et de l’engagement des collaborateurs. Les points de vue sont ainsi démultipliés, ce qui réduit fortement les biais cognitifs lors des entretiens annuels. 

Durant une campagne de feedback 360°, les collaborateurs choisissent leurs évaluateurs et  sont évalués par leurs pairs en retour sur les projets réalisés, les axes d’amélioration et le niveau de contribution.

Il peut donc être intéressant d’ajouter une campagne de feedback 360° en plus des entretiens individuels. 

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Suivre les résultats des entretiens et les convertir en actions concrètes.

Fixer des objectifs consécutivement aux entretiens individuels des salariés est essentiel pour canaliser les performances et favoriser la progression professionnelle. Ces objectifs clairement définis agissent comme des repères tangibles, alignant les attentes de l'entreprise et les aspirations individuelles.

Pour cela, demandez aux managers d’établir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). Les salariés disposent ainsi d’une feuille de route précise pour orienter leurs efforts. Ces objectifs permettent également de suivre et d'évaluer les progrès tout au long de l'année, favorisant ainsi une responsabilisation mutuelle et un engagement continu.

De plus, la fixation d’objectifs post-entretiens facilite la communication entre manager et salarié, car ils servent de point de référence pour des discussions ultérieures sur la performance et le développement des compétences.

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En somme, malgré les nombreux avantages que les évaluations annuelles offrent, tels que l'appréciation des compétences, le développement professionnel et le renforcement de l'engagement, elles ne sont pas exemptes de limites. Leur caractère rigide, le risque de partialité cognitive et le stress qu'elles suscitent chez les employés doivent être pris en compte.

Afin de maximiser l'efficacité des entretiens personnels, il est recommandé de les préparer minutieusement, d'organiser des échanges réguliers tout au long de l'année et d'explorer des alternatives comme le feedback 360°. Ainsi, en adaptant ces pratiques, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de ces rencontres tout en répondant aux besoins évolutifs du monde professionnel.