Gestion de la paie : le guide complet pour les entreprises | Figures

La gestion de paie est une tâche administrative à laquelle aucune entreprise n’échappe. Conduite conjointement par le service des ressources humaines et le service comptabilité, elle tient une place centrale dans la gestion du personnel. Réputée chronophage et complexe, elle comprend de nombreuses étapes, allant de l’édition des fiches de paie à la déclaration des salaires à l’administration, en passant par le versement des rémunérations. 

Or une mauvaise gestion de la paie n’est pas sans conséquences. Elle peut en effet entraîner des sanctions administratives et fiscales, ainsi que le mécontentement, voire une perte de confiance chez les salariés. Pour sécuriser et optimiser leurs process, les gestionnaires de paie ont donc tout intérêt à questionner régulièrement leurs méthodes et mettre en place de nouvelles solutions. À ce titre, des temps réguliers de formation, l’externalisation de la paie ou encore l’emploi d’une solution digitalisée sont des options à envisager.

Alors qu’est-ce que la gestion de paie et quels en sont les principaux enjeux ? Comment faire une fiche de paie conforme à la réglementation ? Quelles sont les bonnes méthodes et les outils RH pour améliorer la gestion de la paie ? Les réponses dans notre article.

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C’est quoi la gestion de paie ? 

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La gestion de la paie désigne le processus administratif par lequel une entreprise calcule et verse leurs salaires à ses employés, en contrepartie du travail qu’ils ont réalisé. Cette tâche, particulièrement chronophage et technique, nécessite la participation a minima du comptable de l’entreprise et d’un membre des RH.

Faire un bulletin de paie ne peut se résumer à une division par 12 du salaire brut annuel. Pour calculer la rémunération des employés, le gestionnaire doit en effet rassembler de nombreuses informations, tels que le salaire de base, le nombre d’heures travaillées, les éventuelles primes ou encore les avantages sociaux et les informations fiscales de chaque membre du personnel.

En plus d’éditer chaque fiche de paie, le gestionnaire doit également s’assurer du versement des rémunérations, traiter les déclarations sociales nominatives (DSN) à l'Urssaf et veiller au respect permanent du cadre réglementaire et légal. 

Ce dernier point est essentiel puisque la réglementation autour des bulletins de salaire est particulièrement stricte et connaît des évolutions régulières. Pour assurer la « conformité-paie », les entreprises doivent donc assurer une veille légale et vérifier notamment les informations liées aux taux de cotisation, aux accords d’entreprises et conventions collectives, ainsi qu’au droit social.

À l’heure actuelle, le Code du Travail fixe les règles suivantes : 

• Vous devez faire une fiche de paie à chacun de vos salariés dès qu’un salaire lui est versé. Ce document vaut justificatif ;
• Vous devez garantir au salarié la disponibilité de ses fiches de paie pendant 50 ans à compter de sa date d'émission ou 6 ans après son départ à la retraite ;
• Un bulletin de salaire doit contenir de nombreuses mentions obligatoires et des rubriques spécifiques, dans un ordre précis. À l’inverse, certaines mentions sont interdites ; 
• Un salarié peut contester son bulletin de salaire pendant 3 ans à compter de sa réception.

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En revanche, notez que chaque entreprise est libre de choisir sa méthode pour gérer les paies de ses salariés. La saisie des rémunérations peut être faite manuellement, à l’aide d’un logiciel installé sur le réseau informatique de l’entreprise ou via un logiciel Saas. Certaines entreprises décident également d’externaliser la gestion des paies, afin de gagner du temps sur la gestion administrative et garantir leur conformité au cadre réglementaire. 

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Les enjeux d’une bonne gestion de la paie   

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Réglementation, cadre conventionnel, traitement d’informations personnelles… La gestion de la paie en entreprise comporte des risques inhérents et malheureusement, nul n’est à l’abri d’une erreur. Or les sanctions en cas de mauvaise gestion de la paie et de non-conformité des documents peuvent être particulièrement lourdes : 

• Des sanctions administratives, financières, voire pénales en cas de contrôle Urssaf ou de l’inspection du travail ;
• La saisine du conseil de prud’hommes (CPH) par le salarié, avec un possible versement de dommages et intérêts en sa faveur.

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Au-delà de ces sanctions légales, une erreur dans la gestion des paies peut également entraîner : 

• Des erreurs dans la comptabilité d’entreprise et du temps perdu pour effectuer les corrections ;
• Une perte de confiance de la part de vos employés ;
• Une erreur dans la déclaration sociale nominative (DSN) concernée.

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Rappelons également que tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire. Si l’employeur ne se soumet pas à cette obligation, il encourt une amende pouvant aller jusqu’à 450 euros par bulletin manquant, en plus du versement de dommages-intérêts. 

Vous êtes également tenu de garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles de vos employés, conformément aux normes du règlement général de la protection des données (RGPD).

La mise en place de bonnes stratégies pour bien gérer les paies vous mettra à l’abri de ces désagréments. Cela vous permettra également de limiter les coûts (moins d'erreurs et de perte de temps) et d’améliorer la satisfaction de vos employés et donc l’ambiance générale au sein de votre entreprise.

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Comment faire une fiche de paie : le processus

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La gestion des salaires est un processus complexe. Chaque cycle de paie nécessite le passage en revue de nombreuses informations financières et fiscales, ainsi que l’édition de documents strictement conformes à la réglementation. Voici les étapes principales pour faire des fiches de paie sans commettre d’erreurs.

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Rassembler les informations sur le salarié

Pour commencer, le gestionnaire de paie devra rassembler l’ensemble des données sur le salarié : 

• Son identité : nom, adresse, numéro de sécurité sociale, matricule, etc.
• Les informations relatives à son poste : emploi occupé, type de contrat, convention collective applicable ;
• La période de travail concernée ;
• Le nombre d’heures réalisées ;
• Les heures supplémentaires et le taux de majoration pour chacune d’elles ;
• Ses congés payés s’il en a pris ;
• Le traitement des arrêts de travail, s’il y en a, et le suivi des indemnités journalières.

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De plus, puisque salaire et rémunération ne doivent pas être confondus, il devra saisir les éléments variables de la paie : avantages en nature, primes, remboursements de frais professionnels et indemnités.

À partir de ces informations, il pourra alors calculer le salaire brut des employés.

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Calculer le salaire de l’employé

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L’étape suivante consistera à reporter sur ce bulletin de salaire l’ensemble des cotisations et contributions sociales dues (CSG / CRDS, cotisations retraite, contribution pour l’assurance chômage, etc.).

Pour chaque cotisation, le gestionnaire de paie devra notamment mentionner : 

• Le montant des cotisations au titre de la protection sociale (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, formation, famille, chômage, CSG / CRDS) ;
• Le montant total des exonérations de cotisations et contributions sociales ;
• Le montant total versé par l'employeur, c’est-à-dire la rémunération brute versée au salarié, ainsi que les cotisations et contributions à la charge de l'entreprise.

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Il conviendra également d’indiquer l’assiette de calcul par cotisation, le taux appliqué, le montant à déduire de la rémunération brute et celui de la cotisation patronale.

Vous pourrez ensuite calculer le salaire net de votre employé, avant et après retenue à la source. Vous procéderez à un dernier contrôle de la paie afin de vérifier l’exactitude de tous les éléments saisis.

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Verser les salaires et remettre le bulletin de paie

Une fois les rémunérations calculées, l’entreprise pourra les verser à ses employés, généralement par virement ou chèque.

Une fiche de paie sera remise à chaque salarié. Depuis 2017, la dématérialisation des bulletins de salaire est la norme. Néanmoins, tout membre de votre personnel est libre de refuser et d’exiger un bulletin papier.

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver un double de chaque fiche de paie (papier ou électronique), au sein de vos locaux, pendant 5 ans.

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Remplir une déclaration sociale nominative (DSN)

La gestion administrative des paies se termine par la DSN. Il s’agit d’une déclaration obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés. Elle entraîne le calcul et le paiement des cotisations sociales dues par l’employeur. Elle permet également la transmission des données de vos salariés aux organismes sociaux (France Travail, CPAM, Urssaf, etc.).

La DSN se fait directement en ligne et est produite à partir du logiciel de gestion de paie.

Il existe deux types de DSN : 

• la « DSN périodique », à transmettre une fois par mois, au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail rémunérée pour les entreprises qui comptent moins de 50 salariés ou au plus tard le 5 du mois pour celles ayant plus de 50 salariés ;
• la « DSN signalement d'événement » à faire dans les 5 jours suivants l'événement (arrêt de travail, reprise anticipée ou fin de contrat).

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Notez que le gestionnaire de paie dispose de 30 jours pour corriger une DSN déjà transmise.

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Nos conseils pour une meilleure gestion de la paie

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Vous l’avez compris, faire une fiche de paie peut vite devenir un tâche ardue, en plus d’être répétitive. Si votre entreprise compte de nombreux salariés, le cycle de paie peut en outre engendrer du stress, des erreurs et avoir un impact négatif sur la gestion du personnel. Voici quelques méthodes pour standardiser vos processus et ainsi optimiser la gestion des paies.

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Planifier le cycle de paie

La gestion de la paie nécessite de respecter scrupuleusement les échéances fixées par l’administration. Pour cette raison, il est indispensable de mettre en place une organisation solide et efficace. 

La première recommandation sera de prévoir suffisamment de temps nécessaire pour le calcul des rémunérations. Le gestionnaire peut en effet consacrer plusieurs heures à cette mission, chaque mois voire chaque semaine en fonction des contrats des salariés.

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Pour gagner en efficacité, il est également conseillé de : 

• classer les tâches par ordre de priorité, en s’assistant éventuellement d’un outil de planification ;
• programmer des rappels dans son agenda, pour chaque échéance, afin d’anticiper efficacement toutes les étapes du cycle de paie ;
• mettre régulièrement à jour les informations concernant le personnel (coordonnées, emploi, rémunération, congés, arrêts de travail, etc.).

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Il peut également être judicieux de faire réaliser un audit de paie par un prestataire externe, afin de déterminer les axes à améliorer (respect du droit social et des règles conventionnelles, optimisation du calcul des cotisations, avis sur le logiciel de gestion de paie, etc.).

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Former et éduquer les salariés

Nous vous le disions, la réglementation évolue très régulièrement. Il en est de même pour les logiciels d’automatisation de paie. Même s’il procède à une veille à titre individuel, le gestionnaire doit pouvoir profiter de temps de formation régulier (nouvelles technologies, logiciels, législation). Cela lui permettra d’améliorer ses méthodes de gestion et de faire grandir ses connaissances.

Faire preuve de transparence avec son personnel est aussi l’une des clés pour améliorer les process. Le responsable des rémunérations, et plus largement le service des ressources humaines, a tout intérêt à expliquer la complexité inhérente à l’édition des bulletins de salaire. Il pourra en profiter pour rappeler l’importance de transmettre toute information utile dans les temps. Les différentes dates du cycle de paie peuvent même être transmises aux salariés. 

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Créer un référentiel de paie

Si vous ne passez pas par un prestataire externe et que vous confiez la gestion des rémunérations à une seule personne au sein de votre entreprise, nous vous recommandons vivement de documenter l’ensemble de vos procédures de rémunération. Dans ce référentiel de paie, vous pourrez lister toutes les données concernant votre protocole de gestion de paie, les usages au sein de votre entreprise, les spécificités de votre secteur, les conventions collectives, etc.

Centraliser toutes ces informations permettra de passer le relais plus efficacement, si vous confiez la gestion des paies à une autre personne ou que vous demandez un audit de vos pratiques internes.

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Réduire le coût lié à la gestion de paie

Améliorer la gestion administrative d’une entreprise, c’est aussi en réduire les coûts. Cela contribue in fine à sa performance financière.

Dans le cas des bulletins de paie, le coût principal est lié au temps consacré à cette tâche. Ce temps long et répétitif mobilise chaque fois une partie de vos effectifs administratifs. Or rationaliser les ressources allouées à ces missions vous permettrait de leur dégager du temps pour leur cœur de métier et assurer la continuité du service.

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L’externalisation de la gestion de la paie (ou outsourcing) auprès d’un cabinet comptable ou d’un prestataire spécialisé fait partie des solutions envisageables. Vous bénéficiez ainsi des compétences et des connaissances d’un professionnel et évitez de devoir former un ou plusieurs de vos salariés. En revanche, cette méthode n’est pas sans inconvénients : bien qu’externalisée,  la gestion de paie représentera toujours une charge de travail. Vous devrez en effet continuer à transmettre chaque mois les données nécessaires à votre prestataire. Vous perdrez également la maîtrise du cycle de paie et serez dépendant de ses délais de traitement qui, peut-être, ne correspondront pas à vos besoins et impératifs. Enfin, cette solution a elle aussi un coût non négligeable, dont il faudra évaluer la rentabilité en fonction du nombre de salariés et de recrutements.

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Mettre en place un outil RH pour vous faciliter la gestion de la paie

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L’emploi d’un logiciel de gestion de paie est aujourd’hui incontournable pour faciliter et améliorer vos process. Ces outils vous permettent en effet d’automatiser le calcul des rémunérations et d’éditer les bulletins de paie. Vous avez également accès à des déclarations DSN pré-remplies. Un outil RH vous aide donc à gagner du temps et augmenter votre productivité, tout en traitant l’ensemble de vos informations en interne et selon votre calendrier.

À l’heure de la digitalisation et de l’automatisation, s’équiper d’outils RH, c’est faire le choix de la simplicité et de l’efficacité opérationnelle. Vous réduisez le temps consacré aux tâches administratives, prévenez les erreurs humaines et les fausses manipulations tout en sécurisant l’accès aux données de vos salariés. Toutes les informations pertinentes sont centralisées et accessibles en quelques clics.

Il existe aujourd’hui plusieurs types d’outils RH et chacun propose des fonctionnalités différentes. Chez Figures, nous sommes convaincus que le personnel est l'actif le plus important des entreprises et que la gestion de leur rémunération doit gagner en simplicité. Notre objectif : doter les entreprises de l'outil adéquat pour investir dans ce qui compte vraiment : leurs collaborateurs. Pour vous aider, nous avons donc conçu un outil de revue de salaires pour rationaliser et simplifier la mise en place de vos campagnes de révision salariale. Côté politique de rémunération, nous avons développé un module de grille de salaires pour faciliter la gestion et l’optimisation des rémunérations au sein de votre entreprise. Tous deux s’intègrent aux systèmes SIRH existants.

Vous l’avez compris, améliorer la gestion de la paie est un défi majeur pour les entreprises et l’enjeu est de taille, puisqu’il est à la fois réglementaire, fiscal, social et financier. Faut-il continuer à internaliser mais optimiser les process pour réduire les coûts ? Faut-il au contraire externaliser au risque de perdre la main sur une part de l’opérationnel ? Un outil RH est-il une meilleure solution, dès lors qu’il vous permet de personnaliser votre expérience tout en maîtrisant vos coûts et la circulation de vos données ?

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Chez Figures, nous souhaitons aider les entreprises à optimiser leur stratégie salariale, en mettant les bons outils à leur disposition. Nous vous soutenons dans la rationalisation de vos processus et la construction de vos grilles de salaires pour un passage réussi vers l’ère de la transparence.

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